Planung einer internen Tagung: Schritt 1

Anmerkung: Bei der Planung einer öffentlichen Tagung im Vergleich zu einer internen Tagung müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmern, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.

Schritt 1:

Veranstaltungsziele als Wegweiser des Erfolgs
 

  • Warum soll die Tagung stattfinden? Was ist der Anlass?
    - Information
    - Strategieentwicklung
    - Kundenbindung
    - etc.
     
  • Wer soll an der Tagung teilnehmen?
    - Mitarbeiter
    - Kunden
    - Partner
    - Außendienst
    - Führungskräfte
    - etc.
     
  • Wie viel Personen werden ungefähr teilnehmen?
     
  • Welches sind mögliche ideale Daten?
    - Achtung: Messen, Ferien, Konkurrenzveranstaltungen, Verfügbarkeit wichtiger Persönlichkeiten, Umfang der Veranstaltung (große Tagungen plant man langfristiger als kleine!) etc. müssen bei der Planung berücksichtigt werden!
     
  • Ist die Tagung eintägig oder mehrtägig?
    - Dieses muss entschieden werden, aufgrund der Menge der zu erarbeitenden oder zu vermittelnden Inhalte sowie der generell zur Verfügung stehenden Zeit.
     
  • Welche Destination ist ideal? Wie ist die genaue Anforderung an die Destination?
    - Muss ein Flughafen in der Nähe sein?
    - Wie ist die Anbindung / Erreichbarkeit?
    - Soll es sich um eine ländliche oder städtische Destination handeln?
    - Von wo kommen die Teilnehmer?
    - Hat die Destination die notwendige Infrastruktur?
    - Wo hat die Tagung bisher stattgefunden?
     
  • Welche Location soll es sein?
    - Art der Location (Hotel oder eine ausgefallene Eventlocation, die ggf. eine Aussage/ ein Thema transportiert?)
    - Anspruch an die Location (hochwertig oder basic, Sterneanzahl etc.)
    - Verfügbare Räumlichkeiten – passen diese zur Teilnehmerzahl, zur Struktur, dem Ablauf und den Anforderungen der Veranstaltung (z.B. Plenum oder Workshops)?
    - Sind zusätzliche Flächen nötig (z.B. für eine Ausstellung Empfang, Mittag-/Abendessen, Kaffeepausen)?
  • Müssen Übernachtungsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt werden?
    - Sollte die Veranstaltung in einer Eventlocation stattfinden, müssen ggf. Hotelkontingente in der Nähe verfügbar sein.
    - Upgrades für VIP´s
     
  • Werden Transfers oder Shuttles für Gruppen oder Einzelpersonen benötigt?
    - Vom Flughafen oder Bahnhof
    - Vom Hotel
     
  • Wie ist die Struktur der Tagung?
    - Nur Plenum?
    - Workshops, wenn ja wie viele?
    - Bestuhlungsform?
    - Ausstellungen?
    - Get together Flächen?
    - Catering?
    - Zusätzliche Abendveranstaltung (Extraraum oder Umbau?)?
     
  • Wie sollen die gesamte Kommunikation von der Einladung bis zum Feedbackbogen sowie das Teilnehmermanagement erfolgen?
    - Motto / Keyvisual / Leitidee vorhanden oder zu entwickeln?
    - Berücksichtigung eines Corporate Design?
    - Was erfolgt analog, was digital?
    - Erstellung einer Event-Website und/oder Event-App mit Informationen zum Event gewünscht?
    - In welcher Form soll das Teilnehmermanagement stattfinden?
     
  • Wie sollen Inhalte vermittelt und erarbeitet werden?
    - Interne und/oder externe Redner
    - Moderator
    - Workshops
    - Talkrunden
    - Ausstellung
    - Interaktive Tagungsformate
     
  • Welches Budget steht zur Verfügung?
     
  • Konzeption und Organisation in Eigenregie oder mit Agenturunterstützung?
     
  • Möchten sich Partnerunternehmen an der Tagung beteiligen (als Sponsor, als Aussteller, bei Präsentationen, etc.)?

 

Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 1a. Veranstaltungsziele - Planung einer Tagung

Weiter zu Schritt 2:  Checkliste 2a. Konzeption & Kalkulation - Planung einer Tagung

 

Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de