Planung einer internen Tagung: Schritt 3

Anmerkung:
Bei der Planung einer öffentlichen Tagung im Vergleich zu einer internen Tagung müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmern, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.
 

Schritt 3: Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung.
 

  • Abstimmung mit dem Auftraggeber/Team über die Inhalte und Kosten des Konzeptes: Passt das Konzept und die dafür recherchierten Elemente zu unserem Voraussetzungsrahmen?
     
  • Abstimmungstermin mit dem möglichen Veranstaltungsort für eine Vorort-Inspektion vereinbaren, um alles auf „Herz und Nieren“ zu prüfen.
     
  • Teilnahme der wichtigsten Partner an der Vorort Besichtigung.
     
  • Vororttermin / Location Check:
    - Parkmöglichkeiten
    - Busvorfahrten
    - Räumlichkeiten
    - Gibt es Beanstandungen, die man vorher nicht sehen konnte (Säulen im Raum, Gestaltung, Neuheit der Ausstattung, Sauberkeit…?)
    - Sicherheit (Brandschutz, Fluchtwege etc.)
    - Barrierefreiheit
    - Was ist vorhanden (Ausstattung, Technik, Bühne)? Was muss gemäß den Anforderungen hinzugemietet werden?
    - Wo kann was platziert werden (Registrierung, Garderobe, Sessions & Vorträge, Ausstellung, Catering etc.)?
    - Anlieferung
    - Raucherbereich
    - Sanitäre Bereiche
    - Besprechungen der Details der Veranstaltung mit Locationbetreiber, Technikunternehmen, Ausstatter etc.


Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 3a. Die Entscheidung - Planung einer Tagung

Weiter zu Schritt 4: Checkliste 4a. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Tagung

 


Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de