Hybride Veranstaltung planen

Die einen sind live dabei – die anderen digital. Hybride Events sind Veranstaltungen mit einem Mix aus physischer Präsenz und digitaler Teilnahme. Hybride Veranstaltungen sind analog und digital, ein Teil agiert also direkt vor Ort – der andere Teil nimmt online teil. Durch diese Möglichkeit wird ein noch größeres Publikum erreicht.

Hybride Events übertragen nicht nur einen Livestream der Vorträge ins Internet, sondern beziehen ihr Online-Publikum interaktiv und in Echtzeit in die physisch stattfindende Veranstaltung ein. Nachfragen, mitreden, netzwerken, digital abstimmen – das gehört idealerweise alles zu einem hybriden Event.  

Hybride Formate von Konferenzen, Seminaren, Messen & Co. sind schon seit vielen Jahren Bestandteil der Veranstaltungsbranche. Doch die mit der Pandemie von 2019 verbundenen Hygiene- und Abstandsregeln haben Akzeptanz und Resonanz, Entwicklung und Angebot hybrider Meetings, Konferenzen, Workshops und Events nachhaltig beeinflusst. Hybride Events haben sich Schritt für Schritt als zukunftsfähiges Veranstaltungsformat etabliert. Gäste schätzen die sichere, ortsunabhängige Teilnahme, die Zeit- und Kostenersparnis sowie die höhere Flexibilität. Veranstaltende, Referent*innen wie Teilnehmende freuen sich auch in herausfordernden Zeiten agieren zu können, sich persönlich vor Ort zu treffen und neue Kontakte zu knüpfen.

Damit hybride Konferenzen von der ersten bis zur letzten Minute erfolgreich sind, braucht es – wie bei anderen Events auch – eine langfristige Planung, viel Erfahrung, ein breites Netzwerk, funktionierende Technik und jede Menge Herzblut.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre hybriden Veranstaltungen erfolgreich planen.

Die Vorteile hybrider Veranstaltungen verglichen mit rein virtuellen oder rein physischen Events liegen mit Sicherheit in der höheren Flexibilität und Reichweite: Alle können so teilnehmen wie sie es bevorzugen. Für Interessierte die z. B. eine zeitintensive An- und Abreise aktuell nicht organisieren können oder aus Kostengründen (Reise- und Hotelkosten) nicht teilnehmen möchten, stellen hybride Events auch in Nicht-Krisenzeiten eine Alternative dar.

Ein hybrides Event gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung in Gänze aufzuzeichnen und zur Nachbereitung an die Teilnehmenden zu verschicken. Zudem können die Inhalte Ihrer Veranstaltung lange nach dem eigentlichen Veranstaltungszeitraum aktuell bleiben, angesehen und diskutiert werden. Das schafft Mehrwert.

Es gibt einige Herausforderungen, die eine hybride Veranstaltung mit sich bringt. So kann ein hybrides Event zwar ein besonderes Gefühl der Vernetzung vermitteln; eine reduzierte Face-to-Face-Kommunikation kann sich aber auch negativ auswirken – ebenso wie ein möglicherweise fehlender Austausch der digitalen Teilnehmenden mit denjenigen vor Ort. Je nach Feinplanung und Anspruch kann der finanzielle und organisatorische Aufwand höher ausfallen.

Eine hybride Veranstaltung zu planen, fordert Sie daher heraus, interaktiv zu denken und zu planen. Sie benötigen nicht nur eine Moderation vor Ort, sondern auch eine, die sich um die digitalen Teilnehmenden kümmert.

Die Antwort liegt im Veranstaltungskonzept sowie dessen praktischer Durchführbarkeit. Ein Gefühl der Zugehörigkeit aller Teilnehmenden zu schaffen, ist ein Schlüsselelement, um ein erfolgreiches hybrides Event zu veranstalten. 

Ziehen Sie es in Betracht, eine hybride Veranstaltung zu planen, wenn Sie:

• die technischen und kreativ-konzeptionellen Herausforderungen lösen können
• sich nicht von Aufwand und Organisation abschrecken lassen
• eine internationale oder ortsunabhängige Zielgruppe ansprechen wollen
• etwas Neues wagen möchten, um Ihre Vorhaben insgesamt voranzubringen (beispielsweise das Bewerben Ihrer Marke)

Sie haben alle Aspekte abgewogen und sich dazu entschieden, ein hybrides Event zu veranstalten? Damit es gelingen kann, legen Sie Ihre Planungshorizonte am besten langfristig an. Haben Sie ein breites professionelles Netzwerk, Kollegin*innen oder Bekannte, die bereits ein solches hybrides Event veranstaltet haben? Sehr gut – ihre Erfahrungswerte können Ihnen helfen.

Die letzten Häppchen sind verzehrt, die letzten Hände geschüttelt. Schluss? Nicht ganz – die Nachbereitung für Ihre hybride Veranstaltung steht noch aus. Ihre Veranstaltung ist nur so erfolgreich, wie Ihre Teilnehmenden zufrieden sind. Ob dem so war, gilt es nun, in Erfahrung zu bringen. 

Neben den reinen Nutzungsstatistiken, die Sie im Backend Ihrer Streaming-Plattform abrufen können, bietet sich das Einholen von persönlichem Feedback an. Es ist eine zentrale Säule zur Messung des Erfolgs Ihrer Veranstaltung. Sie können es beispielsweise mit einer Dankes-Mail ein paar Tage nach der Veranstaltung einholen. Eine sympathische und aufrichtige Nachricht erhöht die Chance auf großen Rücklauf von Umfragebögen. Webanwendungen wie SurveyMonkey, LimeSurvey, Typeform oder Google Forms sind nützliche Tools für Ihre Fragen.

Für Ihre interne Erfolgsmessung zählt außerdem der Abgleich mit Ihren eingangs formulierten Zielen: Welche Ziele wurden erreicht? Welche Ziele wurden zusätzlich erfüllt? In welchen Bereichen hätten die Teilnehmenden noch mehr erwartet? Wie wurde auf unerwartete Situationen reagiert? Solche und ähnliche kritische Fragen sind wichtig, um zukünftige hybride Events noch besser an die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmenden anzupassen. Scheuen Sie nicht die Kritik – freuen Sie sich über konstruktive Anregungen!

 

 

Ein einfaches Mittel ist die Integration von Fragen und Kommentaren der digitalen Teilnehmenden im physischen Plenum. Vermeiden Sie am besten eine reine „Frontalveranstaltung“. Seien Sie kreativ und mixen Sie Methoden und Formate: Hybride Diskussionsrunden, Live-Umfragen, Speed Networkings, World Cafés und interaktive Spiele sind Mittel, die infrage kommen können.

Wenn Sie etwas mehr Budget zur Verfügung haben (und eine große und vielleicht internationale hybride Veranstaltung planen), kann es sich für Sie lohnen, eine Event-App aufsetzen zu lassen: Hier können nicht nur physisch und digital Anwesende direkt vernetzt werden – auch die Veranstaltenden können sich direkt an alle Mitwirkenden richten, z. B. via Newsfeeds.