Planung eines hybriden Events: Detailplanung

Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt

Anmerkung: Diese Checkliste dient der Planung eines internen Hybridevents. Bei der Planung eines öffentlichen Events im Vergleich zu einem internen Event müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmer*innen, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.

Schritt 3:
Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung

Abstimmung mit Auftraggeber*in / Team über die Inhalte und Kosten des Eventkonzeptes: Passt das Konzept, das Budget und die dafür recherchierten Elemente zu unserem Voraussetzungsrahmen?
Abstimmungstermin mit dem möglichen Veranstaltungsort für eine Vor-Ort-Inspektion vereinbaren, um alles auf „Herz und Nieren“ zu prüfen.
Teilnahme der wichtigsten Partner*innen (z. B. Technikanbieter, Regie etc.) an derVor-Ort-Besichtigung.
Vor-Ort-Termin / Locationcheck:
- Parkmöglichkeiten
- Busvorfahrten
- Räumlichkeiten und deren Zuordnung zum Programm
- Backstage Räume für das Team, die Technikregie etc.
- Gibt es Beanstandungen, die man vorher nicht sehen konnte (Säulen im Raum, Gestaltung, Neuheit der Ausstattung, Sauberkeit…)?
- Sicherheit (Brandschutz, Fluchtwege etc.)
- Barrierefreiheit
- Was ist vorhanden (Ausstattung, Technik, Bühne)? Was muss gemäß den Anforderungen hinzugemietet werden?
- Wo kann was platziert werden (Registrierung, Garderobe, Sessions & Vorträge, Ausstellung, Catering etc.)?
- Anlieferung
- Raucherbereich
- Sanitäre Bereiche
- Stabiles Internet
Besprechungen der Details der hybriden Veranstaltung mit Locationbetreiber*innen,Technikunternehmen, Streamingpartner*innen, Ausstatter*innen etc.