Veranstaltungsplanung Schritt für Schritt

Am Anfang jeder erfolgreichen Planung steht die Frage nach ihrem Ergebnis. Was ist das Ziel Ihres Events? Mit welchem Mehrwert sollen die Teilnehmenden am Ende Ihre Veranstaltung zufrieden verlassen?

Wenn das Veranstaltungsziel jedem Ihrer Mitarbeitenden klar und verständlich ist, können diese an einem Strang ziehen – und sich vergegenwärtigen, was ihre Aufgabe zum größeren Ganzen beiträgt. Sind die Abläufe optimiert, entsteht weder bei Ihren Mitarbeitenden noch bei den Teilnehmenden Verwirrung. Wenn Sie als Expert*in für alle Fragen und Abläufe Ruhe und Übersicht vorleben, dann ist das ein Erfolgsgarant für Ihre Veranstaltungsplanung.

Die Zielsetzung einer Veranstaltung hat einen sehr hohen Stellenwert für ihren Erfolg. Es ist wichtig, dafür die spezifischen Veranstaltungsziele und die genaue(n) Zielgruppe(n) klar zu definieren und im Vorhinein festzulegen.

Im Kontext Ihrer Veranstaltungsplanung beeinflusst ein solches Wissen die Art und Weise, wie Sie die Veranstaltung denken. Es hilft Ihnen, die Veranstaltung in der Umsetzung an die Erkenntnisse Ihrer Zielgruppenanalyse anzupassen. Dieses Vorgehen ist jedoch nicht nur für einen möglichen Produktvertrieb wichtig: Auch ein Event für die Mitarbeitenden eines Unternehmens ist immer dann am erfolgreichsten, wenn Sie die Ideen, Bedürfnisse und Sorgen Ihrer Mitarbeitenden kennen, mitdenken – und thematisieren.

Sind die Ziele der Veranstaltung festgelegt und ist die Zielgruppe daraus abgeleitet, geht es an die Entwicklung des Veranstaltungskonzepts. Hierbei werden weitere wichtige Weichen für die Veranstaltungsplanung und deren konkreten Ablauf gestellt. So muss beispielsweise entschieden werden, an welchem Ort die Veranstaltung stattfinden soll. Der Veranstaltungsort sollte für nationale sowie internationale Gäste gut erreichbar sein und Anlass und Ort der Veranstaltung sollten aufeinander abgestimmt sein. 

Zudem sollte sich die Frage gestellt werden, wie genau die Inhalte der Veranstaltung an das festgelegte Publikum vermittelt werden sollen – wird es Workshops, Ausstellungen und/oder eine Abendveranstaltung geben? Welchen Anforderungen sollen die Räumlichkeiten gerecht werden? Zentral ist hierbei die Frage, welche Erfahrungen, Schwerpunkte und inhaltliche Werte den Teilnehmenden mitgegeben werden sollen. Das Veranstaltungskonzept ist der rote Faden, der alle Teilaspekte der Veranstaltung verbindet – von der Dekoration bis hin zur Visualisierung der Inhalte im Veranstaltungsraum.

Daraus leitet sich natürlich auch die zentrale Frage ab, wie viel Budget für die Veranstaltung eigentlich zur Verfügung steht – und ob die Veranstaltung mit internem Personal oder mit der Unterstützung einer Eventmanagementagentur durchgeführt werden soll. Schätzen Sie Ihre Ressourcen und Möglichkeiten realistisch und ehrlich ein: Nicht alles kann man und muss man unbedingt selbst in die Hand nehmen.

Egal, ob Sie eine Vortragsreihe zu Wellness im Büro oder einen Führungskräftekongress planen – wahrscheinlich haben Sie dafür einen begrenzten Etat zur Verfügung. Aber wie viel Veranstaltungsbudget brauchen Sie überhaupt? Das bestimmt sich durch mehrere Faktoren: 

• Anzahl der Teilnehmenden
• Länge des Events
• Größe & Ausstattung der Location
• Finanzielle Unterstützung, Partner*innen & Förderung

 

Haben Sie diese Punkte geklärt, geht es an die übersichtliche Auflistung und Kalkulation des Budgets für Ihre Veranstaltung.

Unser Tipp: Machen Sie es sich nicht unnötig schwer – eine übersichtliche und gut geführte Excel-Tabelle ist eine hervorragende Basis. In dieser Tabelle führen Sie die Hauptkategorien für die Kostenkalkulation auf. Dazu zählen auszugsweise folgende Posten:

• Location/Unterbringung
• Catering
• Miete für technisches Equipment
• Moderation & Redner*innen
• Marketing (z. B. Grafikdesign, Landingpage, Druck, Presse)
• Tagungspauschalen
• Reisekosten
• Lizenzkosten (z.B. GEMA-Gebühren, Künstlersozialabgabe)
• Personal (Sicherheitskräfte, Hostessen, Auf- und Abbau etc.)

Grundsätzlich gilt: Berücksichtigen Sie bei der Aufstellung Ihres Etats immer auch unvorhergesehene Zwischenfälle. Damit vermeiden Sie das Scheitern einer minutiös geplanten Veranstaltung durch überraschende Ereignisse wie Krankheitsausfällen, technischen Pannen oder Schlechtwetter. 

 

Sie haben die Kategorien bestimmt und die Kosten für die einzelnen Posten übersichtlich aufgeführt? Prima! Nun gilt es „nur noch“, das Finanzcontrolling für die Veranstaltung effektiv zu gestalten. Konkret bedeutet das:

🡪 Ihre Finanzbuchhaltung bewahrt den Überblick über alle Transaktionsdaten rund um den Planungsprozess. Sie erfasst Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie weitere relevante Zahlen pünktlich und korrekt.

🡪 Das Controlling lenkt sämtliche getroffene Finanzentscheidungen – und rät Ihnen gegebenenfalls zum Nachbudgetieren.

Falls Sie diese beiden Verantwortlichkeiten zum ersten Mal oder neu vergeben, suchen Sie nach zuverlässigen, zahlen-affinen und ruhigen Menschen für diese Aufgaben: Die konkrete Ermöglichung der Veranstaltung liegt zu großen Teilen in ihren Händen. Ein gutes Händchen für die richtigen Mitarbeitenden ist deshalb ein weiterer Meilenstein Ihrer Veranstaltungsplanung!

Je mehr Kooperierende zusammenwirken, desto mehr Vorlaufzeit sollten Sie in die Veranstaltungsplanung integrieren. Nicht alle Deadlines werden immer eingehalten. Planen Sie deshalb von vornherein ausreichend Zeitpuffer für jeden Arbeitsschritt ein.

Ihre ersten Termine finden im eigenen Team statt. Hier besprechen Sie das Konzept für die Durchführung der Veranstaltung. Dazu stimmen Sie sich mit Ihrem Team und/oder Ihren Vorgesetzten ab, ob die Inhalte und Kosten für das Event allen vereinbarten Zielen und den finanziellen Möglichkeiten gerecht werden.

Als Nächstes prüfen Sie vor Ort den ausgewählten Veranstaltungsort:

• Parkmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass ausreichende Parkmöglichkeiten vorhanden sind, um den reibungslosen Ablauf der Anreise zu gewährleisten.
• Busvorfahrten: Klären Sie, ob der Veranstaltungsort geeignete Bereiche für Busvorfahrten bietet, um Gruppenreisenden eine komfortable Ankunft zu ermöglichen.
• Räumlichkeiten: Untersuchen Sie die Räumlichkeiten genau hinsichtlich Größe, Ausstattung, Beleuchtung und Akustik, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihrer Veranstaltung entsprechen.
• Unvorhergesehene Beanstandungen: Achten Sie auf unerwartete Hindernisse wie Säulen im Raum, besondere Gestaltungselemente oder Neuheiten in der Ausstattung, die die Qualität der Veranstaltung beeinträchtigen könnten. Überprüfen Sie auch die Sauberkeit der Räumlichkeiten.
• Sicherheit: Klären Sie die Sicherheitsaspekte, einschließlich Brandschutzmaßnahmen und Fluchtwege, um die Sicherheit aller Teilnehmenden zu gewährleisten.
• Barrierefreiheit: Überprüfen Sie die barrierefreie Zugänglichkeit des Veranstaltungsortes, um den Bedürfnissen aller Teilnehmenden gerecht zu werden.
• Vorhandene Ausstattung und Technik: Erfassen Sie genau, welche Ausstattung und technischen Einrichtungen bereits am Veranstaltungsort vorhanden sind, und identifizieren Sie, was zusätzlich gemietet werden muss.
• Raumaufteilung: Planen Sie die Platzierung verschiedener Veranstaltungselemente wie Registrierungsbereich, Garderobe, Sessions & Vorträge, Bühne, Ausstellung und Catering.
• Anlieferung: Klären Sie die Anlieferungsmöglichkeiten für Equipment, Dekoration und Catering, um einen effizienten Logistikplan zu gewährleisten.
• Raucherbereiche und Sanitäre Bereiche: Definieren Sie die Raucherbereiche und überprüfen Sie die Verfügbarkeit sowie die Sauberkeit der sanitären Einrichtungen.

Seien Sie bei der sogenannten Site Inspection kritisch und stellen Sie den Verantwortlichen präzise Fragen. Wenn der Ort Mängel aufweist, die unbemerkt bleiben, leidet darunter womöglich die Qualität Ihrer Veranstaltung. 

Dabei gilt: Je mehr Augen mit zur „Inspektion“ kommen, desto besser! Eine gemeinsame Begehung ist nicht nur gut fürs Teambuilding, sondern verschafft auch einen umfassenderen Überblick. 

Passt der Veranstaltungsort, gilt es, mit Ihrem operativen Gewerk (Techniker*innen, Ausstatter*innen, Hostessen etc.) zu klären, wie das Veranstaltungskonzept am effizientesten und sichersten in den vorhandenen Räumlichkeiten umgesetzt werden kann. 

 

Bei all der praktischen Planung dürfen die inhaltlichen Schwerpunkte rund um das Veranstaltungsprogramm natürlich nicht vergessen werden: Sie folgen den im Veranstaltungskonzept fixierten Werten.

Stehen die Programmschwerpunkte fest, sollten Sie auch für die Teilnehmenden übersichtlich und intuitiv aufbereitet werden. Behalten Sie dabei auch Ihre Zielgruppe im Kopf: Welche Themen sind für die Zielgruppe besonders interessant, wie entsteht Mehrwert? Wie kann sie die Veranstaltung später als Gewinn bewerten? 

Wenn Sie die Programmschwerpunkte auch grafisch aufarbeiten, dann achten Sie darauf, dass sie jederzeit leicht identifizierbar und eindeutig verständlich sind. So wissen die Teilnehmenden jederzeit, was sie erwartet und worauf sie sich einstellen können. Achten Sie dabei gegebenenfalls auch auf einfache Sprache – so wird Ihr Programm inklusiv und zugänglich für alle Menschen.

 

Je nach Größe und Budget Ihres Events werden Sie wahrscheinlich einige Aufgaben an Dienstleistende auslagern. Bei einer großen Teilnehmendenzahl sorgt ein Sicherheitsdienst für geregelte Abläufe, ein geschultes Empfangspersonal beantwortet geduldig Fragen und weist den Teilnehmenden freundlich den Weg. 

Achten Sie frühzeitig auf ein zielführendes Briefing aller Dienstleistenden – so vermittelt Ihre Veranstaltung jederzeit ein einheitliches Bild entsprechend Ihrer Veranstaltungsziele. 

Besonders dem bereits angesprochenen Catering kommt eine Schlüsselposition zu: Viele Fragen zur erforderlichen Art und Menge des kulinarischen Angebots, des nötigen Bestecks, der möglichen Praktikabilität der Darreichung und der Berücksichtigung von Unverträglichkeiten erwarten bei der Planung des Caterings Ihre Aufmerksamkeit. Wer oft Veranstaltungen besucht, weiß: Gutes Essen ist einer der entscheidenden Faktoren, die bestimmen, ob eine Veranstaltung gefällt oder nicht. 

Natürlich gibt es noch allerhand mehr, was Ihre Aufmerksamkeit verdient – für einen vertiefenden Einblick, besuchen Sie gerne unsere Seite zu Eventdienstleistern in Köln für Marketing, Logistik und Catering.