Für ein erfolgreiches Event benötigen Sie einen durchdachten Eventablaufplan, um jede Situation souverän zu meistern. Wie Sie einen starken Ablaufplan für Ihre Veranstaltung erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Wenn Sie das Vorgehen für Ihren Veranstaltungsablauf planen, denken Sie wahrscheinlich zuerst an eines: Zeitdruck. Wie können Abläufe optimiert, effizienter gestaltet und Zeit gespart werden?
Zentral dabei: Der Ablaufplan für Ihre Veranstaltung entscheidet maßgeblich darüber, ob alle beteiligten Gewerke wie Zahnräder ineinandergreifen – und das wiederum bestimmt, ob die Teilnehmenden den Besuch der Veranstaltung als lohnend empfinden. Je detaillierter und vorausschauender der Zeitplan für Ihre Veranstaltung ist, desto effizienter und zufriedenstellender wird Ihre Veranstaltung.
Ein Ablaufplan für eine Veranstaltung besteht aus mehreren Hauptkomponenten. Das kann zum Beispiel so ausschauen:
Anlieferung & Aufbau (beispielsweise 1-2 Tage vor Veranstaltungsbeginn)
- Installation von Technik, Dekoration, Bestuhlung
- Unterbringung des Caterings
- Präparieren der Veranstaltungsräume & Garderoben
Proben & Durchlauftests (beispielsweise am Tag vor Veranstaltungsbeginn)
- Soundcheck
- Technikcheck
- Durchlaufproben der einzelnen Programmpunkte
Regiebesprechungen und -führung (rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn und ggf. laufend)
- Führung für Gäste
- Führung des Teams und der Verantwortlichen aller Gewerke
- ggf. Anpassung der Regieanweisungen
Anmeldung/Registrierung der Teilnehmenden (richtet sich nach der Anzahl der Teilnehmenden; planen Sie genug Zeit ein, sodass es nicht zu Verzögerungen und damit zu Frustration kommt)
Veranstaltungsdurchführung
- Begrüßung
- Präsentationen der Programmpunkte
- Pausen (z. B. Kaffee, Mittag)
- Networking und Austausch
- Verabschiedung und Ausklang
Abbau & Reinigung (beispielsweise direkt nach Veranstaltungsende und am Tag danach)
Abnahme der Location durch Betreiber*in (beispielsweise am Tag nach der Veranstaltung)
Beachten Sie beim Aufstellen Ihres Eventablaufplans möglichst eine logische Abfolge der Aufgabenschwerpunkte, sodass die einzelnen Gewerke sinnvoll aufeinander aufbauen können. Natürlich kann das Catering aufgebaut werden, während die Videotechnik installiert wird – aber keine Durchlaufprobe kann stattfinden, bevor die Technik steht.
Behalten Sie also vom ersten bis zum letzten Schritt den Überblick über den geordneten Auf- und Abbau des Events. Bleiben Sie dabei flexibel, aber souverän und strukturiert. Eine gemeinsame Besprechung des Führungsteams mit allen Gewerken stellt sicher, dass der Eventablaufplan Punkt für Punkt durchgegangen werden kann; so prüfen Sie gemeinsam, ob alles bedacht wurde, und klären bei Bedarf ungelöste Fragen und Bedenken.
Räumen Sie Ihren Zeitslots eine gewisse Flexibilität ein, wenn Sie den Ablaufplan für Ihre Veranstaltung erstellen. Die Lieferung des Caterings kann sich verzögern, die Bühnenbeleuchtung ausfallen, ein Speaker wegen eines persönlichen Notfalls seine Redezeit verschieben oder ein World Café wegen großer Diskutierfreude viel länger dauern als geplant. Pufferzeiten schonen Ihre Nerven und die aller Beteiligten und Veranstaltenden. Kaum ein Event kommt ohne Verzögerungen oder unvorhergesehene Ereignisse. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrem Vorgehen im Veranstaltungsablauf.
Bei der Ressourcenverwaltung heißt es, genau zu planen. Prüfen Sie frühzeitig, wie viel Personal, Technik und Veranstaltungsmaterialien vorhanden sind – und wie Sie diese am sinnvollsten und praktischsten in den Dienst der Programmpunkte im Eventablaufplan stellen.
Damit Sie alle Aufgaben bestmöglich koordinieren können, richten Sie sich am besten ein Tagungsbüro oder Backoffice ein. Genauso, wie alle Mitarbeitenden ihre Aufgaben und Zeitpläne kennen sollten (am besten auch überblicksweise die der anderen), sollten sie im Backoffice eine zentrale Anlaufstelle haben. Insbesondere für externe Dienstleistende ist es wichtig, einen Ort zu haben, den sie bei Fragen und Anliegen intuitiv ansteuern können.
Ein Aspekt, der in Ihrem Ablaufplan für Events nicht fehlen sollte, ist ausreichend Zeit für Proben und Tests der Technik. Dafür müssen technische Ausrüstung, Präsentationen und Abläufe im Zusammenspiel überprüft werden.
Testläufe und Durchlaufproben sind somit kein notwendiges Übel: Sie schaffen Sicherheit bei den Ausführenden und maximieren Handlungsschnelligkeit durch gemeinsame Erfahrung. Das Beheben von Reibungspunkten und technischen Ungereimtheiten kann somit bereits im Vorfeld geschehen – und gelingt auch bei spontanen Ausfällen schneller.
Was tun, wenn Ton oder Licht ausfallen? Wie verhalte ich mich bei rüpelhaften Teilnehmenden? Wenn es ablauftechnisch oder planerisch mal brennt, müssen alle Mitarbeitenden sofort wissen, was zu tun oder wer zu kontaktieren ist. Benennen Sie eine Hauptkontaktperson, die (im Notfall) via Telefon sofort erreichbar ist (bei größeren Events ist das das Projektmanagement).
Außerdem ist es ratsam, in der Regiebesprechung oder im Zuge der abschließenden Durchlaufprobe Maßnahmen für unvorhergesehene Situationen zu kommunizieren. Solch ein „Notfallplan“ vermittelt Ruhe und hilft allen Ausführenden dabei, ad hoc einen Plan B umzusetzen.
Um für das zukünftige Vorgehen beim Veranstaltungsablauf lernen zu können, empfehlen sich eine detaillierte Dokumentation und Aufarbeitung Ihres aufgestellten Ablaufplans der Veranstaltung. Wo gab es zeitliche Engpässe, wo hatten Gewerken nicht genug Pufferzeiten? Identifizieren Sie gezielt Verbesserungsmöglichkeiten und bringen Sie das Team zusammen, um eine 1:1 Evaluation der ausführenden Gewerke zu erhalten.
Das Cologne Convention Bureau hilft Ihnen sehr gerne bei Fragen rund um den Veranstaltungsablauf!