Veranstaltungsnachbereitung

Sie haben es geschafft! Ihre erfolgreiche und produktive Veranstaltung ist mit zufriedenen Teilnehmenden zu ihrem Ende gelangt. Die Technik wird abgebaut, die letzten Gäste verabschiedet. Doch das ist noch nicht das Ende: Um einen nachhaltigen Mehrwert für Ihr Unternehmen, Ihr Team und die Teilnehmenden zu generieren, steht nun eine gründliche Veranstaltungsnachbereitung an. 

Warum ist die Nachbereitung einer Veranstaltung wichtig? Weil Sie damit Ihre Veranstaltungsziele evaluieren, Feedback von den Teilnehmenden einholen und einen Erfahrungsschatz für die nächste Veranstaltung schaffen. Was Sie bei der Nachbereitung einer Veranstaltung beachten sollten, erfahren Sie hier!

Zu Beginn Ihrer Veranstaltungsplanung hatten Sie klare Veranstaltungsziele festgelegt, um Ihrem Event Rahmen und Richtung zu geben. Sie wollten zum Beispiel informieren, motivieren, den Verkauf unterstützen, eine Entscheidung herbeiführen oder Innovation fördern. 

Für die entsprechende Erfolgskontrolle analysieren Sie nun Ihre qualitativen Ziele (Wie zufrieden waren die Teilnehmenden? Wie hoch war die Aufmerksamkeit auf Social Media? Wurde das neue Produkt gut aufgenommen?) – ebenso wie die quantitativen SMART-Ziele (Anzahl Teilnehmender, generierter Umsatz o. Ä.) an.

Kernstück Ihrer Checkliste für die Nachbereitung einer Veranstaltung bildet das Feedback. Feedback sollte am besten digital (z. B. via E-Mail) sowie analog (z. B. direkt vor Ort) gewonnen werden; am besten via standardisierte Fragebögen oder Interviews. Ein weiteres Instrument sind Post-it-Wände, auf denen direkt zum Ende der Veranstaltung eine Bewertung vorgenommen werden kann.

Dem liegt ein einfacher Gedanke zugrunde: Wenn Sie wirklich wissen möchten, wie jemand Ihre Veranstaltung empfunden hat und an konstruktivem Feedback interessiert sind – dann fragen Sie am besten zielgerichtet, offen und direkt. Fragen Sie jedoch nicht nur die Teilnehmenden der Veranstaltung, sondern ebenso die Mitwirkenden – alle sind gleichermaßen wichtig für das Gesamtbild und die ganzheitliche Nachbereitung einer Veranstaltung. 

Achten Sie darauf, dass Ihre Items (also Ihre Fragen im Fragebogen) so formuliert sind, dass sie zu konstruktiven und ehrlichen Antworten ermutigen – nur so sind fundierte Rückschlüsse auf die Qualität Ihrer Veranstaltung möglich.

Vergessen Sie nicht, Ihrem Dank Ausdruck zu verleihen – und die gewonnenen Erkenntnisse der Veranstaltung zu teilen! Das gelingt beispielsweise durch eine Danke-Mail an alle Teilnehmenden und Mitwirkenden. 

Ein Link zu Fotos, Videos, den gesehenen Präsentation und weiterem Material rundet Ihre durchdachte Veranstaltungsnachbereitung ab. Besonderer Vorteil dabei: Die Ergebnisse Ihrer Veranstaltung bleiben auf den Festplatten und in den Köpfen der Teilnehmenden – weit über das Ende der Veranstaltung hinaus.

Ihr Finanzcontrolling und Ihre Buchhaltung sind wichtiger Teil der Nachbereitung einer Veranstaltung. Sie schlüsseln Ihnen Einsparpotenziale, Engpässe und Finanzierungsoptimierungen für die nächste Veranstaltung auf. In welchem Verhältnis stehen Ihre Ausgaben für die Veranstaltung mit dem zu erwartenden oder bereits realisierten Return on Investment? Welche Bereiche Ihrer Veranstaltung haben mehr Kosten verursacht als geplant? Mehr dazu finden Sie auch auf unserer Seite zu Veranstaltungsbudget-Planung & Kalkulation.

Die Mühe lohnt sich: Erstellen Sie am besten einen detaillierten und zugleich übersichtlichen Nachbereitungsbericht, der Veranstaltungskonzept und -ziele aufführt. Anhand einer übersichtlichen Dokumentenstruktur evaluieren Sie jedes Gewerk, respektive jeden Teilbereich schriftlich (und ggf. auch numerisch). 

Ein eigenständiger Bereich ist dabei der umfassenden Auswertung des Feedbacks Ihrer Teilnehmenden und Mitwirkenden gewidmet. Kernlehren und Empfehlungen für kommende Veranstaltungen bilden den Abschluss des Berichts. Ein richtig guter Bericht ist somit vor allem eines: ein Nachschlagewerk und Wissensreservoir für künftige Events. 

Apropos „Nachschlagewerk“: Ihre gewonnenen Erkenntnisse sollten gut archiviert und somit für alle Mitarbeitenden auffindbar sein. Eine effiziente Archivierung ist heutzutage sowohl in Papierform als auch in digitaler Form in Ihrer internen IT-Infrastruktur zugänglich. So ist ein Wissenstransfer jederzeit einfach möglich – gerade auch für neue Kollegen. Ihre Buchhaltung archiviert eine einfache Abschlussübersicht über Ausgaben und Einnahmen.

In einem letzten Schritt der Nachbereitung einer Veranstaltung analysieren Sie auf Grundlage des erarbeiteten Abschlussberichts im Team die Erfolge und Herausforderungen Ihrer Veranstaltung. Halten Sie fest, was beim nächsten Mal anders umgesetzt werden soll. Solange die Eindrücke der Veranstaltung noch „frisch“ sind, fixieren Sie grundlegende Überlegungen, Ideen und Empfehlungen für die nächste Veranstaltung.