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Veranstaltungskalkulation & Budgetplanung

So planen Sie Ihr Budget für eine erfolgreiche Veranstaltung

Bei einem Event spielt das Budget eine essenzielle Rolle. Eine effektive Budgetierung bildet eine wichtige Basis für ein erfolgreiches Event. Hier erfahren Sie, wie eine erfolgreiche Veranstaltungskalkulation gelingt.

 

Warum ist die Budgetplanung für eine Veranstaltung so wichtig?

Einer erfolgreichen Event Budgetierung gehen klare Veranstaltungsziele voraus – denn aus ihnen leitet sich ab, welcher Teil der Veranstaltung welche Gewichtung bekommen kann und muss. Ihre Ziele entscheiden somit auch darüber, welche monetären Schwerpunkte Sie setzen – und daraus resultiert die für Ihr Event effektivste Kalkulation der nötigen Posten.

Die Event Budgetierung verabschiedet, kontrolliert und analysiert (z. B. Abweichungsanalyse) Ihre Finanzen, mit dem Ziel, Ihr Event mit einem seriösen, weitsichtigen und tragfähigen Budget zu versehen. Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, stellen Sie mithilfe der Budgetierung sicher, dass die Kosten zu Ihren Zielen passen – das heißt: Sie erreichen, was Sie sich vorgestellt haben, mit einem soliden ROI (Return of Investment). 

Darüber hinaus können Sie sich darauf verlassen, dass es ausreichend finanzielle Puffer für unerwartete Ereignisse gibt – und dass alle Gewerke einen klaren finanziellen Rahmen vor Augen haben, in welchem sich die Umsetzung des Events bewegen darf.

 

Schritte zur Planung des Event-Budgets

Schauen wir uns die konkreten Schritte an, die Sie zur erfolgreichen Event-Budget-Planung gehen. Ihr Budgetplan könnte folgendermaßen aussehen:

  1. Ziele der Veranstaltung
  2. Maßnahmen, Aktionen und Aktivitäten, die es zur Erreichung dieser Ziele bedarf
  3. Daraus abgeleitet: benötigte Ressourcen für die aufgestellten Maßnahmen, Aktionen und Aktivitäten
  4. Kostenkalkulation dieser Ressourcen
  5. Direkte oder indirekte Einnahmen durch das Event
  6. Kalkulation des Saldos aus Ausgaben und Einnahmen
  7. Überschlag des vorhandenen Event Budgets

Eine realistische Schätzung von Einnahmen und Ausgaben ist insofern anspruchsvoll, da sie ex ante passieren muss. Erkundigen Sie sich daher auch in Ihrem Netzwerk, welche Erfahrungen dort mit der Budgetplanung für Veranstaltungen gemacht wurden. Rechnen Sie generell erst einmal konservativ mit mehr Ausgaben, damit Rangierraum in Ihrem Budget entsteht. Ein weiteres probates Mittel: Fixieren Sie von vornherein einen festen prozentualen Anteil Ihres jährlichen Umsatzes als Event Budget. Zudem lassen sich auch grobe Angebote einholen, um eine Vorstellung über die Kosten der wichtigsten Positionen zu bekommen.

 

Wichtige Budgetkategorien & -posten für die Kalkulation

Listen Sie im nächsten Schritt die Budgetkategorien Ihrer Veranstaltung möglichst genau auf. Die Hauptkategorien könnten folgendermaßen aussehen:

  • Location 
    • Miete des Veranstaltungsortes
    • Hotel- oder Unterbringungskosten 
       
  • Personal/Dienstleistende 
    • Hostessen, Technik, Sicherheitskräfte
    • Auf- und Abbauende, Logistik
    • Garderobe, Einlass, Gastronomie
    • Betreuung der Speaker*innen
       
  • Programm/inhaltliche Gestaltung 
    • Moderierende
    • Referierende / Expert*innen
    • Unterhaltende
       
  • Dokumentation 
    • Fotografie, Videografie
    • Graphic Recording
       
  • Catering
     
  • Marketing
    • Print-Medien für z. B. Einladungen, Programmheft
    • Publikationen auf Website und Social Media
    • Online-Anzeigen, Social Media Werbung
       
  • Technik 
    • Fachkräfte zur Bedienung von Ton, Licht, Aufnahme
    • Fachkräfte zur technischen Betreuung der Speaker*innen
       
  • Dekoration und Einrichtung 
    • Spezielle Bestuhlung oder Mobiliar
    • Erfordernisse der speziellen thematischen Ausrichtung
    • Ggf. hygienische Anforderungen, wie z.B. Desinfektionsspender
       
  • Unbekannte Extrakosten 
    • Wichtig! Planen Sie auch mit unvorhergesehenen Kosten.

Dabei gilt: Nicht alles ist jederzeit für jeden Veranstaltungstypen sinnvoll. Ein Messeauftritt hat andere Prioritäten als eine Stakeholder-Tagung. Versetzen Sie sich in die Rolle Ihrer Teilnehmenden, um die adäquaten Schwerpunkte im Budget zu setzen.

 

Event-Budget managen & überwachen

Für Ihr Event müssen Sie das Budget nicht nur aufstellen, sondern auch managen.

Geben Sie Ihrem Event Budget daher ein sehr gutes Zusammenspiel von Buchhaltung und Controlling: Das Controlling wertet die Daten Ihrer Buchhaltung (z. B. sämtliche Zahlungsausgänge und -eingänge) in Echtzeit aus (Monitoring) und schlägt Alarm, sobald Budgetüberschreitungen drohen. So kann vorausschauend gegengesteuert werden. 

„Überblick“ ist hier das entscheidende Kriterium. Besetzen Sie diese Positionen Ihres Teams deshalb mit Bedacht. Zusätzlich lohnt sich, je nach Umfang und Art der Veranstaltung, der Einsatz von Software, welche die Kontrolle des Event Budgets einfacher macht: Anwendungen wie „jedox“, „Workday“ oder „Agicap“ sind professionelle Budgetierung-Tools und lohnende Alternativen zur Excel-Tabelle. 

 

Finanzierungsoptionen & Sponsoring

Eine Eventplanung braucht eine solide Kalkulation; zum Leben erweckt wird sie allerdings durch Geduld, Überzeugungsarbeit, Fleiß, Motivation – und Geld. Mögliche Finanzierungsquellen sind üblicherweise:

  • Eigenmittel,
  • im Zuge der Veranstaltung generierte Einnahmen (z. B. Produkt- oder Ticketverkauf), 
  • Sponsoring.

Sponsoren zu akquirieren, kann Ihrem Event Budget zum gewünschten Volumen verhelfen. Achten Sie beim Werben vor allem auf:

  • ein überzeugendes und souveränes Auftreten,
  • klar ersichtliche Ziele und konzeptionelle Schwerpunkte der Veranstaltung.
  • übersichtliche Dokumente, bzw. Präsentationsmaterialien Ihres Vorhabens,
  • Herausarbeitung der Vorzüge und Vorteile einer Kooperation mit Ihnen und
  • eines Investments in Ihr Unternehmen.

Das Cologne Convention Bureau hilft Ihnen gerne bei Ihren Fragen rund um die Planung von Veranstaltungen in Köln. Melden Sie sich einfach bei uns!

 

Weiter zu Schritt 4: Veranstaltungsablauf und Zeitplan

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Checkliste zur Veranstaltungsplanung als Download

Erhalten Sie eine übersichtliche Checkliste zum Abhaken der Planungsschritte und behalten Sie die Übersicht bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung!