Veranstaltungskonzept: Definition & Tipps zur Erstellung

Jedes Unternehmen gründet sich im Kern auf eine richtig gute Idee. Das Gleiche gilt für Ihr Veranstaltungskonzept: Mit einem Event-Konzept geben Sie Ihrer Idee einen Rahmen und machen sie nicht nur zugänglich, sondern ganzheitlich erfahrbar. Hierbei zählen vor allem: Struktur und Umsetzbarkeit. An diesen beiden Eckpfeilern orientieren sich alle weiteren, nachgelagerten Schritte. Ein solides Konzept vereinfacht somit alle weiteren Entscheidungen in der Veranstaltungsplanung. Damit Sie einen einwandfrei funktionierenden Kompass bei der Planung Ihres Veranstaltungskonzeptes haben, werfen wir jetzt einen vertiefenden Blick darauf, wie Sie Ihre Veranstaltungskonzeption angehen!

Ein Veranstaltungskonzept folgt einer klaren Definition: Es bezeichnet den Plan zur praktischen Durchführung einer Idee und greift die Fragen Warum, Wo, Wer und Wann inhaltlich auf. Alle organisatorischen und planerischen Überlegungen für Ihr Event finden sich in diesem Konzept wieder, am besten mit präziser Definition oder Erklärung der einzelnen Ziele und Teilschritte.

Grundlegend ist zu empfehlen, dass Ihrem Event-Konzept zwei Schritte vorausgehen:

• Nehmen Sie sich im ersten Schritt Zeit, um Ihre Veranstaltungsziele zu beschreiben. Wo wollen Sie hin, was soll der Mehrwert Ihrer Veranstaltung sein? Die formulierten Ziele sollten realistisch, eindeutig und messbar sein. Entwickeln Sie auf dieser Basis ein erstes Grobkonzept für Ihre Veranstaltung.
   
• Verschaffen Sie sich außerdem einen Überblick über Ihr Veranstaltungsbudget und richten Sie eine Buchhaltung und ein Controlling für die Veranstaltung ein. Der Hintergrund: Das Konzept für Ihr Event sollte immer Ihren finanziellen Mitteln folgen – und die sollten von vornherein so klar wie möglich nachzuvollziehen sein.

Der ideale Zeitpunkt für das Aufsetzen Ihres Veranstaltungskonzeptes definiert sich also auf Basis dieser beiden Teilschritte. Nehmen Sie diese nicht auf die leichte Schulter: Wer spät mit der Planung beginnt, geht das Risiko ein, Veranstaltungsorte, Dienstleistende, Moderierende oder Referierende nicht wie gewünscht engagieren zu können, da sie schlicht nicht mehr verfügbar sind – in jedem Fall jedoch reduziert sich die mögliche Auswahl.

Es ist ratsam, die Hauptverantwortlichen eines jeden Teams in die Erstellung des Veranstaltungskonzepts wirksam einzubeziehen. Für größere, mehrtägige oder spezielle Events, wie internationale Stakeholder-Meetings, lohnt sich außerdem die Überlegung, eine*n Eventmanager*in zu engagieren, um in Kooperation den Veranstaltungsplan zu erstellen – denn auch von diesen besonders tiefen Erfahrungen können Sie nur profitieren.

Um Ihr Veranstaltungskonzept zu erstellen, sollten folgende grundlegende Eckpunkte bearbeitet werden:

• Budget
• Zielgruppe
• Anzahl der Teilnehmenden
• Datum
• Methoden der Inhaltsvermittlung (z. B. Workshops, Paneldiskussion, World Cafés)
• Dauer
• Location
• Catering
• ggf. Übernachtungsmöglichkeiten 
• Transport von und zum Tagungsort
• Sponsoring und/oder Partnerunternehmen
• Kommunikationsstrategie

Dies sind einige der für ein Veranstaltungskonzept essentiellen Bestandteile; selbstverständlich können Sie je nach Veranstaltungsform eigene Schwerpunkte setzen. Bilden Sie eine Hierarchie, wie hier angedeutet, die die Punkte gemäß ihrer Dringlichkeit aufgreift; so gelingt das Adressieren der einzelnen Punkte intuitiv. Nicht alles muss auf einmal passieren, sondern sollte bestenfalls logisch aufeinander aufbauen. Schließlich brauchen Sie beispielsweise noch keinen Shuttle-Transport zu organisieren, wenn das Datum des Events noch nicht feststeht.

Unterschiedliche Arten von Veranstaltungen bedürfen auch einer jeweils (leicht) unterschiedlichen Veranstaltungskonzeption. So stellt Sie ein internationaler Kongress vor die Aufgabe, einen möglichst großen Tagungsort zu finden, der für die Teilnehmenden gleichermaßen zu erreichen ist. Einem Führungskräfte-Treffen ist hingegen eher ein kleiner Ort mit besonderem Ambiente zuträglich, an welchem die Beteiligten das Mindset für wegweisende Gespräche entwickeln können. Richten Sie die Wahl der Location deshalb am besten immer nach den Bedürfnissen Ihres Events aus, wenn Sie Ihren Veranstaltungsplan erstellen.

Motivierte und kundige Mitarbeitende sind in der Veranstaltungskonzeption Gold wert; zusätzlich kann Ihnen eine Eventmanagement-Software beim Veranstaltungskonzept unter die Arme greifen. 

Apps und Anwendungen wie Cvent, vivenio oder Eventbrite führen Buchungsmanagement, Marketing für Mail und Social Media und CRM-Integration übersichtlich zusammen. Gleich mehrere Prozesse lassen sich somit gemeinsam übersichtlich gestalten. Natürlich geht die Nutzung dieser Tools mit Kosten und Einarbeitungszeit einher; ob und wie sie also die Effizienz Ihrer Planung steigern können, hängt von der Art und Größe Ihrer Veranstaltung sowie Ihrer individuellen Arbeitsweise ab.

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