Veranstaltungsziele festlegen

 

Klare Ziele wirken nicht nur auf die Teilnehmenden einer Veranstaltung souverän und seriös: Sie zeigen auch den Mehrwert der Veranstaltung auf, setzen Erwartungen und machen den Erfolg der Veranstaltung messbar und nachvollziehbar. Klare Ziele geben den Rahmen der Veranstaltung vor und erleichtern im Planungsprozess jede Entscheidungsfindung.

Wie Sie die Veranstaltungsziele für Ihre individuelle Veranstaltung bestimmen, erfahren Sie hier im Detail.

 

Veranstaltungen lassen sich mithilfe ihrer Kernziele definieren. Eine Veranstaltung sollte zum Beispiel:

• informieren
• motivieren
• den Verkauf fördern
• Entscheidungen herbeiführen
• Innovation fördern
• Persönlichen Austausch fördern

Veranstaltungsziele folgen in ihrer Definition also jeweils einem dieser Kernziele. Aus dem jeweiligen Ziel einer Veranstaltung leiten sich alle weiteren Prozesse des Veranstaltungsdesigns und der Planung ab – vom übergeordneten Thema, über die Veranstaltungsform sowie die konkrete technische Übersetzung, bis hin zur Dekoration.

 

Klarheit schafft Handlungssicherheit – und die ist einer der größten Erfolgsfaktoren in der Veranstaltungsplanung.

Weitere Vorteile von klaren Veranstaltungszielen sind:

• Planbarkeit: Sind die Ziele gesetzt, lassen sich alle weiteren Planungsschritte davon ableiten. Das gewährleistet einen reibungslosen Planungs- und Durchführungsablauf.
   
• Starkes Konzept: Mit klaren Zielen lässt sich ein schlüssiges Veranstaltungskonzept entwickeln – und das wiederum erleichtert die Gewinnung von Partner*innen und Sponsoren. 
   
• Seriosität: Ein spürbarer roter Faden vermittelt allen Teilnehmenden Sicherheit und Seriosität.
   
• Verantwortlichkeit: Alle Mitarbeitenden hinter und vor den Kulissen wissen exakt, was wann, wie und warum zu tun ist.
   
• Zufriedenheit: Richtet sich die Veranstaltung nach ihren Zielen aus, sind die Erwartungen klar – und kein*e Teilnehmende*r muss enttäuscht nach Hause gehen.

 

Im Folgenden wollen wir Ihnen kurz die verschiedenen Arten möglicher Ziele einer Veranstaltung aufschlüsseln.
 

Geschäftliche Ziele

Geschäftliche Veranstaltungsziele dienen dem ökonomischen Mehrwert Ihres Unternehmens und dessen sichtbarer Positionierung im Marktsegment. Darunter fallen:

• Umsatzsteigerung
• Präsentation eines Produktes
• Kundenbindung
• Kundengewinnung
• Stärkung der Marke
• Nachhaltiges Wachstum 
   

Organisatorische Ziele

Organisatorische Veranstaltungsziele bezeichnen alle Aspekte, die die konkrete Durchführung Ihrer Veranstaltung betreffen. Sie können sein:

• Effiziente Ressourcennutzung
• Klare Kommunikation nach innen und außen
• Zeitmanagement
• Handlungsschnelligkeit
• Mitarbeitendenführung
• Teamwork
• Teilnehmendenmanagement
• (Technisch) reibungsloser Ablauf

 

Teilnehmendenorientierte Ziele

Was sollen Ihre Teilnehmenden aus Ihrer Veranstaltung mitnehmen? Teilnehmerorientierte Veranstaltungsziele können sein:

• Networking
• Bildung/Wissenstransfer
• Motivation/Emotionalisierung
• Inspiration
• Integration
• Potenzialförderung
• Team-Kohäsion
• Verbesserte Firmenkultur 

 

Der Mehrwert von Veranstaltungszielen liegt auf der Hand – doch wie ermitteln Sie das für Sie passende Ziel?

 

Recherche und Analyse

Die folgenden Analyseverfahren können Ihnen dabei helfen, das geeignete Ziel für Ihre Veranstaltung zu finden:

• Eine Marktanalyse gibt Ihnen ein punktuelles Bild davon, welche Zielgruppen und Konkurrenten es auf Ihrem Zielmarkt gibt, wie sich der Markt gegenwärtig entwickelt und welche Potenziale er bietet.
   
• Die Zielgruppenanalyse sagt Ihnen, welche Erwartungen und Wünsche eine bestimmte Gruppe Konsumierender gegenüber Ihrem Produkt hat und welches Kaufverhalten sich daraus ableitet.
   
• Die Wettbewerbsanalyse schlüsselt auf, welche Strategien Mitbewerbende auf Ihrem Zielmarkt nutzen, um Kund*innen zu akquirieren, welche Schwächen und Stärken sie dabei aufzeigen und ob es sich um direkte oder indirekte Wettbewerbende handelt.

 

SMART-Ziele erstellen

Die SMART-Methode kann Ihnen helfen, Ihre bisherigen Veranstaltungs-Ideen auf Klarheit und Eindeutigkeit hin zu prüfen. SMART steht dabei für:

• Spezifisch (inhaltlichen Klarheit in der Zielsetzung, einfache und gut verständliche Formulierung der konkreten Ziele)
• Messbar (Ausdruck Ihrer Zielvorgabe in messbaren Einheiten, beispielsweise Anzahl der Teilnehmenden)
• Attraktiv (konkreter Nutzen der Zielsetzung für die Anwendenden, beispielsweise Streuung der Markenbotschaft)
• Realistisch (die Zielsetzung sollte ambitioniert, aber realistisch sein)
• Terminiert (klare Zeitfenster wirken als Ansporn und machen eine Erfolgsmessung möglich)

Ihre (SMART-)Ziele können Sie einer der zwei Kategorien zuteilen:

Quantitative Ziele einer Veranstaltung können beispielsweise die Kontaktanzahl mit potenziellen Neukund*innen, die Anzahl der Teilnehmenden und der daraus genierte Umsatz sein. Im Unterschied dazu berühren qualitative Ziele einer Veranstaltung nicht die ökonomische Dimension. Vielmehr geht es hier um die (subjektive) Wahrnehmung Ihrer Veranstaltung durch Teilnehmende und Medien:

• Wurde Ihr Bekanntheitsgrad gesteigert?
• Waren die Teilnehmenden zufrieden?
• Wie wurden die neuen Produkte aufgenommen?
• Wie hat die Konkurrenz darauf reagiert?

 

Die Ziele Ihrer Veranstaltung stehen fest? Dann lassen Sie uns nun anschauen, wie Sie eine erfolgreiche Umsetzung möglich machen!

 

Strategien und Maßnahmen für die Zielerreichung

Ob und wie effektiv Sie Ihre Ziele in die Tat umsetzen konnten, zeigt Ihnen die sogenannte Zielerreichung. Im Projektmanagement kommen dabei oft 5 Schritte zur Anwendung. Einige von Ihnen werden Ihnen jetzt sicher bereits bekannt vorkommen:

1. Zieldefinition: Wo will ich hin?
2. Strategie: Welche Maßnahmen setze ich bei der Umsetzung ein?
3. Planung: Welche Teilschritte sind wann und wie nötig?
4. Ausführung: Handeln und evaluieren – wie sehr weicht der Ist-Zustand vom Soll-Zustand ab? Welche Korrektur ist nötig?
5. Resultat: Was konnte tatsächlich erreicht werden?

 

Erfolgskontrolle der Veranstaltungsziele

Der kontinuierliche Vergleich zwischen Ist- und Soll-Zustand liefert Ihnen ein ehrliches Bild Ihres Planungsfortschrittes, Ihrer Umsetzung und Ihres Veranstaltungserfolges.

Folgende Instrumente stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

• Ein Pre-Test findet vor der Umsetzung eines Events statt. An dieser Stelle können Sie beispielsweise evaluieren, wie Ihre Zielgruppe auf Werbemaßnahmen reagiert – und daraus ableiten, ob zur Erreichung Ihrer Ziele noch weitere Werbemaßnahmen nötig sind.
   
• Mit einem Inbetween-Test holen Sie während der Durchführung Feedback ein und haben so die Möglichkeit, rechtzeitig nachzusteuern.
   
• Ein Post-Test wird nach einem Event durchgeführt. In der Praxis haben sich hier insbesondere digitale Umfragen oder Feedbacks per Mail etabliert.

Feedback und eine ehrliche Reflektion sind in jedem Stadium Ihrer Veranstaltungsplanung wichtig – von der Zielsetzung hin zur Umsetzung bis zur Erfolgsauswertung. Waren Sie und Ihr Team ausreichend fokussiert und motiviert? Haben Sie Ihre Ziele und dessen Umsetzbarkeit realistisch eingeschätzt? Falls nicht: Wie kann das für die nächste Veranstaltung angepasst und besser gemacht werden?

 

Weiter zu Schritt 2: Ein Veranstaltungskonzept erstellen.