Planung einer Abendveranstaltung: Detailplanung
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Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt
Anmerkung:
Diese Checkliste setzt voraus, dass es sich um eine Abendveranstaltung handelt, zu der ein ausgewählter Teilnehmerkreis eingeladen wird und für den keine Teilnehmergebühren erhoben werden.
Schritt 3:
Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung.
- Abstimmung mit dem Auftraggeber/Team über die Inhalte und Kosten des Konzeptes: Passt das Konzept und die dafür recherchierten Elemente zu unserem Voraussetzungsrahmen?
- Abstimmungstermin mit dem möglichen Veranstaltungsort für eine Vorort-Inspektion vereinbaren, um alles auf „Herz und Nieren“ zu prüfen.
- Teilnahme der wichtigsten Partner an der Vorort Besichtigung.
- Vororttermin / Location Check:
- Parkmöglichkeiten?
- Busvorfahrten?
- Räumlichkeiten?
- Gibt es Beanstandungen, die man vorher nicht sehen konnte (Säulen im Raum, Gestaltung, Neuheit der Ausstattung, Sauberkeit…?)?
- Sicherheit (Brandschutz, Fluchtwege etc.)?
- Barrierefreiheit?
- Was ist vorhanden (Ausstattung, Technik, Bühne)? Was muss gemäß den Anforderungen hinzugemietet werden?
- Wo kann was platziert werden (Registrierung, Garderobe, Empfang, Catering, Buffetflächen, Bühne, Programm)?
- Anlieferung?
- Raucherbereich?
- Sanitäre Bereiche?
- Besprechungen der Details der Veranstaltung mit Location Betreiber, Technikunternehmen, Ausstatter etc.
Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 3b. Die Entscheidung - Planung einer Abendveranstaltung
Hier zu Schritt 4: Checkliste 4b. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Abendveranstaltung
Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de