Planung einer Abendveranstaltung: Detailplanung

Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt

Anmerkung:
Diese Checkliste setzt voraus, dass es sich um eine Abendveranstaltung handelt, zu der ein ausgewählter Teilnehmerkreis eingeladen wird und für den keine Teilnehmergebühren erhoben werden.

Schritt 3:
Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung.

Abstimmung mit dem Auftraggeber/Team über die Inhalte und Kosten des Konzeptes: Passt das Konzept und die dafür recherchierten Elemente zu unserem Voraussetzungsrahmen?
Abstimmungstermin mit dem möglichen Veranstaltungsort für eine Vorort-Inspektion vereinbaren, um alles auf „Herz und Nieren“ zu prüfen.
Teilnahme der wichtigsten Partner an der Vorort Besichtigung.
Vororttermin / Location Check:
- Parkmöglichkeiten?
- Busvorfahrten?
- Räumlichkeiten?
- Gibt es Beanstandungen, die man vorher nicht sehen konnte (Säulen im Raum, Gestaltung, Neuheit der Ausstattung, Sauberkeit…?)?
- Sicherheit (Brandschutz, Fluchtwege etc.)?
- Barrierefreiheit?
- Was ist vorhanden (Ausstattung, Technik, Bühne)? Was muss gemäß den Anforderungen hinzugemietet werden?
- Wo kann was platziert werden (Registrierung, Garderobe, Empfang, Catering, Buffetflächen, Bühne, Programm)?
- Anlieferung?
- Raucherbereich?
- Sanitäre Bereiche?
Besprechungen der Details der Veranstaltung mit Location Betreiber, Technikunternehmen, Ausstatter etc.