Planung einer Abendveranstaltung: Detailplanung

  • Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt
    Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt

Anmerkung:
Diese Checkliste setzt voraus, dass es sich um eine Abendveranstaltung handelt, zu der ein ausgewählter Teilnehmerkreis eingeladen wird und für den keine Teilnehmergebühren erhoben werden.

Schritt 3:
Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung.

 

  • Abstimmung mit dem Auftraggeber/Team über die Inhalte und Kosten des Konzeptes: Passt das Konzept und die dafür recherchierten Elemente zu unserem Voraussetzungsrahmen?
     
  • Abstimmungstermin mit dem möglichen Veranstaltungsort für eine Vorort-Inspektion vereinbaren, um alles auf „Herz und Nieren“ zu prüfen.
     
  • Teilnahme der wichtigsten Partner an der Vorort Besichtigung.
     
  • Vororttermin / Location Check:
    - Parkmöglichkeiten?
    - Busvorfahrten?
    - Räumlichkeiten?
    - Gibt es Beanstandungen, die man vorher nicht sehen konnte (Säulen im Raum, Gestaltung, Neuheit der Ausstattung, Sauberkeit…?)?
    - Sicherheit (Brandschutz, Fluchtwege etc.)?
    - Barrierefreiheit?
    - Was ist vorhanden (Ausstattung, Technik, Bühne)? Was muss gemäß den Anforderungen hinzugemietet werden?
    - Wo kann was platziert werden (Registrierung, Garderobe, Empfang, Catering, Buffetflächen, Bühne, Programm)?
    - Anlieferung?
    - Raucherbereich?
    - Sanitäre Bereiche?
     
  • Besprechungen der Details der Veranstaltung mit Location Betreiber, Technikunternehmen, Ausstatter etc.

 

Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 3b. Die Entscheidung - Planung einer Abendveranstaltung

Hier zu Schritt 4: Checkliste 4b. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Abendveranstaltung

 

Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de