Planung einer Abendveranstaltung: Veranstaltungsorganisation
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Professionell & planvoll agieren - die Veranstaltungsorganisation. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt
Anmerkung:
Diese Checkliste setzt voraus, dass es sich um eine Abendveranstaltung handelt, zu der ein ausgewählter Teilnehmerkreis eingeladen wird und für den keine Teilnehmergebühren erhoben werden.
Schritt 4:
Professionell & planvoll agieren – die Veranstaltungsorganisation.
- Über die finalen Leistungspartner entscheiden und diese beauftragen und somit das entwickelte Konzept umsetzen.
- Save the Date und Einladungen konzipieren, layoutieren und verschicken (lassen).
- Welche Informationen müssen in die Einladung?
- Analog oder digital?
- Teilnehmermanagement einrichten.
- Anmeldemöglichkeit für die Teilnehmer schaffen.
- Ggf. Hotline für Fragen und Änderungen einrichten.
- Set-up Pläne erstellen.
- Wie wird jeder einzelne Raum ausgestattet, bestuhlt und
dekoriert?
- Technische Einrichtungen und Lichtstimmung?
- Ablaufpläne erstellen.
- Auflistung jedes einzelnen Programmpunktes nach einem Zeitplan mit den dazugehörigen Informationen
- Regieplan (Programmpunkt, Projektionen, Mikrofonierung, Musikeinspielungen, Lichtstimmung)
- Technikanforderungen sämtlicher Protagonisten anfordern, einplanen und Technikpartner informieren.
- To-do-Listen für fehlende Elemente aus dem Ablaufplan erstellen. Ablaufpläne machen sichtbar, wo noch Lücken bei der Veranstaltungsplanung sind.
- Auf- und Abbaupläne erstellen.
- Diese Pläne müssen den Auf- und Abbau der Gewerke so berücksichtigen, dass sie logistisch passen.
- Ausstattung: was kommt wann von wem?
- Erstellung einer Liste „Branding, Wegweiser, Ausschilderung“.
- Liste enthält Informationen über die Stellen, die Inhalte, die Größen, das Material, den Produzenten der Materialien.
- Bühnenbild berücksichtigen.
- Grafiken und Inhalte gemäß Liste produzieren lassen.
- Catering planen.
- Speisen- und Getränkeauswahl
- Für wie viele Personen bestellen?
- Müssen besondere Allergien/Religionen/Unverträglichkeiten berücksichtigt werden?
- Catering für Crew und Künstler?
- Tischdekoration planen.
- Art der Tischdekoration definieren und entsprechende Entwürfe bzw. Fotos von möglichen Dekorationen anfordern.
- Set-up eines Tisches darstellen.
- Gibt es Sitzpläne? Wenn ja, die Sitzpläne erarbeiten und die Tischkarten erstellen.
- Briefings für alle involvierten Gewerke, Redner, Künstler.
- Allgemeines Briefing über die Veranstaltung.
- Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen.
- Genaue Zuständigkeiten.
- Uhrzeiten, Einsatzzeiten.
- Crewcatering
- Personalpläne & Teamplanung sowie Briefing des Personals.
- Allgemeines Briefing über die Veranstaltung.
- Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen.
- Wer ist für was wann zuständig und hat wann wo zu sein?
- Kleidung.
- Crewcatering.
- Garderoben.
- Pausen.
- Telefonlisten mit Namen, Firma, Funktion und Mobilfunknummer jeder einzelnen beteiligten Person erstellen.
- Anmeldungen und Genehmigungen vornehmen und einholen
- Versicherungen.
- GEMA.
- Künstlersozialkasse.
- Ggf. Bauamt bei Sondernutzungen.
Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 4b. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Abendveranstaltung
Hier zu Schritt 5: Checkliste 5b. Die Durchführung der Veranstaltung - Planung einer Abendveranstaltung
Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de