Planung einer Abendveranstaltung: Veranstaltungorganisation

  • Professionell & planvoll agieren - die Veranstaltungsorganisation. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt
    Professionell & planvoll agieren - die Veranstaltungsorganisation. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt

Anmerkung:
Diese Checkliste setzt voraus, dass es sich um eine Abendveranstaltung handelt, zu der ein ausgewählter Teilnehmerkreis eingeladen wird und für den keine Teilnehmergebühren erhoben werden.

Schritt 4:
Professionell & planvoll agieren – die Veranstaltungsorganisation.

 

  • Über die finalen Leistungspartner entscheiden und diese beauftragen und somit das entwickelte Konzept umsetzen.
     
  • Save the Date und Einladungen konzipieren, layoutieren und verschicken (lassen).
    - Welche Informationen müssen in die Einladung?
    - Analog oder digital?
     
  • Teilnehmermanagement einrichten.
    - Anmeldemöglichkeit für die Teilnehmer schaffen.
    - Ggf. Hotline für Fragen und Änderungen einrichten.
     
  • Set-up Pläne erstellen.
    - Wie wird jeder einzelne Raum ausgestattet, bestuhlt und
      dekoriert?
    - Technische Einrichtungen und Lichtstimmung?
     
  • Ablaufpläne erstellen.
    - Auflistung jedes einzelnen Programmpunktes nach einem Zeitplan mit den dazugehörigen Informationen
    - Regieplan (Programmpunkt, Projektionen, Mikrofonierung, Musikeinspielungen, Lichtstimmung)
     
  • Technikanforderungen sämtlicher Protagonisten anfordern, einplanen und Technikpartner informieren.
     
  • To-do-Listen für fehlende Elemente aus dem Ablaufplan erstellen. Ablaufpläne machen sichtbar, wo noch Lücken bei der Veranstaltungsplanung sind.
     
  • Auf- und Abbaupläne erstellen.
    - Diese Pläne müssen den Auf- und Abbau der Gewerke so berücksichtigen, dass sie logistisch passen.
    - Ausstattung: was kommt wann von wem?
     
  • Erstellung einer Liste „Branding, Wegweiser, Ausschilderung“.
    - Liste enthält Informationen über die Stellen, die Inhalte, die Größen, das Material, den Produzenten der Materialien.
    - Bühnenbild berücksichtigen.
    - Grafiken und Inhalte gemäß Liste produzieren lassen.
     
  • Catering planen.
    - Speisen- und Getränkeauswahl
    - Für wie viele Personen bestellen?
    - Müssen besondere Allergien/Religionen/Unverträglichkeiten berücksichtigt werden?
    - Catering für Crew und Künstler?
     
  • Tischdekoration planen.
    - Art der Tischdekoration definieren und entsprechende Entwürfe bzw. Fotos von möglichen Dekorationen anfordern.
    - Set-up eines Tisches darstellen.
    - Gibt es Sitzpläne? Wenn ja, die Sitzpläne erarbeiten und die Tischkarten erstellen.
     
  • Briefings für alle involvierten Gewerke, Redner, Künstler.
    - Allgemeines Briefing über die Veranstaltung.
    - Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen.
    - Genaue Zuständigkeiten.
    - Uhrzeiten, Einsatzzeiten.
    - Crewcatering
     
  • Personalpläne & Teamplanung sowie Briefing des Personals.
    - Allgemeines Briefing über die Veranstaltung.
    - Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen.
    - Wer ist für was wann zuständig und hat wann wo zu sein?
    - Kleidung.
    - Crewcatering.
    - Garderoben.
    - Pausen.
     
  • Telefonlisten mit Namen, Firma, Funktion und Mobilfunknummer jeder einzelnen beteiligten Person erstellen.
     
  • Anmeldungen und Genehmigungen vornehmen und einholen
    - Versicherungen.
    - GEMA.
    - Künstlersozialkasse.
    - Ggf. Bauamt bei Sondernutzungen.

 

Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 4b. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Abendveranstaltung

Hier zu Schritt 5: Checkliste 5b. Die Durchführung der Veranstaltung - Planung einer Abendveranstaltung


Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de