Planung einer Abendveranstaltung: Veranstaltungsorganisation

Anmerkung:
Diese Checkliste setzt voraus, dass es sich um eine Abendveranstaltung handelt, zu der ein ausgewählter Teilnehmerkreis eingeladen wird und für den keine Teilnehmergebühren erhoben werden.

Schritt 4:
Professionell & planvoll agieren – die Veranstaltungsorganisation.
 

• Über die finalen Leistungspartner entscheiden und diese beauftragen und somit das entwickelte Konzept umsetzen.
   
• Save the Date und Einladungen konzipieren, layoutieren und verschicken (lassen).
  - Welche Informationen müssen in die Einladung?
  - Analog oder digital?
   
• Teilnehmermanagement einrichten.
  - Anmeldemöglichkeit für die Teilnehmer schaffen.
  - Ggf. Hotline für Fragen und Änderungen einrichten.
   
• Set-up Pläne erstellen.
  - Wie wird jeder einzelne Raum ausgestattet, bestuhlt und
    dekoriert?
  - Technische Einrichtungen und Lichtstimmung?
   
• Ablaufpläne erstellen.
  - Auflistung jedes einzelnen Programmpunktes nach einem Zeitplan mit den dazugehörigen Informationen
  - Regieplan (Programmpunkt, Projektionen, Mikrofonierung, Musikeinspielungen, Lichtstimmung)
   
• Technikanforderungen sämtlicher Protagonisten anfordern, einplanen und Technikpartner informieren.
   
• To-do-Listen für fehlende Elemente aus dem Ablaufplan erstellen. Ablaufpläne machen sichtbar, wo noch Lücken bei der Veranstaltungsplanung sind.
   
• Auf- und Abbaupläne erstellen.
  - Diese Pläne müssen den Auf- und Abbau der Gewerke so berücksichtigen, dass sie logistisch passen.
  - Ausstattung: was kommt wann von wem?
   
• Erstellung einer Liste „Branding, Wegweiser, Ausschilderung“.
  - Liste enthält Informationen über die Stellen, die Inhalte, die Größen, das Material, den Produzenten der Materialien.
  - Bühnenbild berücksichtigen.
  - Grafiken und Inhalte gemäß Liste produzieren lassen.
   
• Catering planen.
  - Speisen- und Getränkeauswahl
  - Für wie viele Personen bestellen?
  - Müssen besondere Allergien/Religionen/Unverträglichkeiten berücksichtigt werden?
  - Catering für Crew und Künstler?
   
• Tischdekoration planen.
  - Art der Tischdekoration definieren und entsprechende Entwürfe bzw. Fotos von möglichen Dekorationen anfordern.
  - Set-up eines Tisches darstellen.
  - Gibt es Sitzpläne? Wenn ja, die Sitzpläne erarbeiten und die Tischkarten erstellen.
   
• Briefings für alle involvierten Gewerke, Redner, Künstler.
  - Allgemeines Briefing über die Veranstaltung.
  - Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen.
  - Genaue Zuständigkeiten.
  - Uhrzeiten, Einsatzzeiten.
  - Crewcatering
   
• Personalpläne & Teamplanung sowie Briefing des Personals.
  - Allgemeines Briefing über die Veranstaltung.
  - Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen.
  - Wer ist für was wann zuständig und hat wann wo zu sein?
  - Kleidung.
  - Crewcatering.
  - Garderoben.
  - Pausen.
   
• Telefonlisten mit Namen, Firma, Funktion und Mobilfunknummer jeder einzelnen beteiligten Person erstellen.
   
• Anmeldungen und Genehmigungen vornehmen und einholen
  - Versicherungen.
  - GEMA.
  - Künstlersozialkasse.
  - Ggf. Bauamt bei Sondernutzungen.

Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 4b. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Abendveranstaltung

Hier zu Schritt 5: Checkliste 5b. Die Durchführung der Veranstaltung - Planung einer Abendveranstaltung

Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de