Planung einer internen Tagung: Detailplanung
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Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt
Anmerkung:
Bei der Planung einer öffentlichen Tagung im Vergleich zu einer internen Tagung müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmern, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.
Schritt 3:
Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung.
- Abstimmung mit dem Auftraggeber/Team über die Inhalte und Kosten des Konzeptes: Passt das Konzept und die dafür recherchierten Elemente zu unserem Voraussetzungsrahmen?
- Abstimmungstermin mit dem möglichen Veranstaltungsort für eine Vorort-Inspektion vereinbaren, um alles auf „Herz und Nieren“ zu prüfen.
- Teilnahme der wichtigsten Partner an der Vorort Besichtigung.
- Vororttermin / Location Check:
- Parkmöglichkeiten
- Busvorfahrten
- Räumlichkeiten
- Gibt es Beanstandungen, die man vorher nicht sehen konnte (Säulen im Raum, Gestaltung, Neuheit der Ausstattung, Sauberkeit…?)
- Sicherheit (Brandschutz, Fluchtwege etc.)
- Barrierefreiheit
- Was ist vorhanden (Ausstattung, Technik, Bühne)? Was muss gemäß den Anforderungen hinzugemietet werden?
- Wo kann was platziert werden (Registrierung, Garderobe, Sessions & Vorträge, Ausstellung, Catering etc.)?
- Anlieferung
- Raucherbereich
- Sanitäre Bereiche
- Besprechungen der Details der Veranstaltung mit Locationbetreiber, Technikunternehmen, Ausstatter etc.
Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 3a. Die Entscheidung - Planung einer Tagung
Weiter zu Schritt 4: Checkliste 4a. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Tagung
Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de