Planung einer internen Tagung: Detailplanung

Anmerkung:
Bei der Planung einer öffentlichen Tagung im Vergleich zu einer internen Tagung müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmern, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.

Schritt 3:
Passt alles? Der Check für die richtige Entscheidung.
 

• Abstimmung mit dem Auftraggeber/Team über die Inhalte und Kosten des Konzeptes: Passt das Konzept und die dafür recherchierten Elemente zu unserem Voraussetzungsrahmen?
   
• Abstimmungstermin mit dem möglichen Veranstaltungsort für eine Vorort-Inspektion vereinbaren, um alles auf „Herz und Nieren“ zu prüfen.
   
• Teilnahme der wichtigsten Partner an der Vorort Besichtigung.
   
• Vororttermin / Location Check:
  - Parkmöglichkeiten
  - Busvorfahrten
  - Räumlichkeiten
  - Gibt es Beanstandungen, die man vorher nicht sehen konnte (Säulen im Raum, Gestaltung, Neuheit der Ausstattung, Sauberkeit…?)
  - Sicherheit (Brandschutz, Fluchtwege etc.)
  - Barrierefreiheit
  - Was ist vorhanden (Ausstattung, Technik, Bühne)? Was muss gemäß den Anforderungen hinzugemietet werden?
  - Wo kann was platziert werden (Registrierung, Garderobe, Sessions & Vorträge, Ausstellung, Catering etc.)?
  - Anlieferung
  - Raucherbereich
  - Sanitäre Bereiche
  - Besprechungen der Details der Veranstaltung mit Locationbetreiber, Technikunternehmen, Ausstatter etc.

Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 3a. Die Entscheidung - Planung einer Tagung

Weiter zu Schritt 4: Checkliste 4a. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Tagung

Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de