Planung einer internen Tagung: Durchführung

  • Endlich am Ziel: die Durchführung der Veranstaltung. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt
    Endlich am Ziel: die Durchführung der Veranstaltung. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt

Anmerkung:
Bei der Planung einer öffentlichen Tagung im Vergleich zu einer internen Tagung müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmern, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.

Schritt 5:
Endlich am Ziel: die Durchführung der Veranstaltung.

 

  • Auf – und Abbau aller Elemente nach einem detaillierten Ablaufplan, so dass alle Gewerke aufeinander aufbauen.
     
  • Alle Aufbauten nochmals gemäß der erstellten Listen und Pläne prüfen (sogenannte „Abnahme“, die aber erst zu einer realistischen Uhrzeit stattfinden sollte, so dass alles Gewerke in Ruhe ihre Arbeit machen können).
     
  • Personaleinsatz – jeder ist an seinem Platz und kennt seine genauen Zuständigkeiten.
     
  • Einrichtung eines Backoffice (Tagungsbüro).
     
  • Vorbereitung der Künstler-/Rednergarderoben.
     
  • Einsatz einer Intercom (Sprechanlage) für die Kommunikation zwischen Regie, Bühne und Technik.
     
  • Regiebesprechung gemeinsam mit allen Gewerken, um den Ablauf der eigentlichen Tagung nochmals Punkt für Punkt durchzugehen und zu prüfen, ob an alles gedacht wurde.
     
  • Koordination des gesamten Ablaufs durch die Projektmanager.
     
  • Durchführung der Proben.
     
  • Durchführung der Veranstaltung und deren Regieführung gemäß Ablaufplan.
     

Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 5a. Die Durchführung der Veranstaltung - Planung einer Tagung

Weiter zu Schritt 6: Checkliste 6a. Die Nachbereitung - Planung einer Tagung



Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de