Planung einer internen Tagung: Veranstaltungsorganisation
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Professionell & planvoll agieren - die Veranstaltungsorganisation. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt
Anmerkung:
Bei der Planung einer öffentlichen Tagung im Vergleich zu einer internen Tagung müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmern, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.
Schritt 4:
Professionell & planvoll agieren – die Veranstaltungsorganisation.
- Save the Date und Einladungen konzipieren, layoutieren und verschicken (lassen)
- Welche Informationen müssen in die Einladung?
- Analog oder digital?
- Teilnehmermanagement einrichten
- Anmeldemöglichkeit für die Teilnehmer schaffen
- Ggf. Hotline für Fragen und Änderungen einrichten
- Über die Leistungspartner entscheiden und diese beauftragen
- Set up Pläne erstellen
- Wie wird jeder einzelne Raum ausgestattet und bestuhlt?
- Ablaufpläne erstellen
- Auflistung jedes einzelnen Programmpunktes nach einem Zeitplan mit den dazugehörigen Informationen
- Regieplan (Programmpunkt, Projektionen, Mikrofonierung, Musikeinspielungen, Lichtstimmung)
- Technikanforderungen der Protagonisten auf der Bühne anfordern, einplanen und Technikpartner informieren
- To-do-Listen für fehlende Elemente aus dem Ablaufplan erstellen. Ablaufpläne machen sichtbar, wo noch Lücken bei der Tagungsplanung sind.
- Auf- und Abbaupläne erstellen
- Diese Pläne müssen den Auf- und Abbau der Gewerke so berücksichtigen, dass sie logistisch passen
- Ausstattung: was kommt von wem?
- Erstellung einer Liste „Branding, Wegweiser, Ausschilderung“
- Liste enthält Informationen über die Stellen, die Inhalte, die Größen, das Material, den Produzenten der Materialien
- Bühnenbild berücksichtigen
- Layout der Präsentationen berücksichtigen
- Grafiken und Inhalte gemäß Liste produzieren lassen
- Catering planen
- Wie viele Essen?
- Wann sind Café- und Mittagessenspausen einzuplanen?
- Müssen besondere Allergien/Religionen/Unverträglichkeiten berücksichtigt werden?
- Wie muss das Catering gestaltet sein, damit es perfekt zur Tagung passt (Brown Bag Session, Kleine Teller für Essen in der Ausstellung, Fingerfood, Buffet etc.)?
- Catering für Crew und Künstler
- Konferenzmaterialien planen, erstellen und bestellen
- Layout für die Präsentationen
- Inhalte für die Untermalung der Tagung (Jingles, Filme, Bauchbinden, Powerpoints) produzieren
- Druckmaterialien (z.B. Badges, Konferenzmappe, Feedbackbögen)
- Taschen
- Kugelschreiber
- Stifte
- Blöcke
- Briefings für alle involvierten Gewerke, Redner, Künstler
- Allgemeines Briefing über die Veranstaltung
- Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen
- Genaue Zuständigkeiten
- Uhrzeiten
- Telefonlisten mit Namen, Firma, Funktion und Mobilfunknummer jeder einzelnen beteiligten Person erstellen.
- Personalpläne & Teamplanung sowie Briefing des Personals
- Allgemeines Briefing über die Veranstaltung
- Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen
- Wer ist für was wann zuständig und hat wann wo zu sein?
- Kleidung
- Crewcatering
- Garderoben
- Pausen
- Anmeldungen und Genehmigungen vornehmen und einholen
- Versicherungen
- GEMA
- Künstlersozialkasse
- Ggf. Bauamt bei Sondernutzungen
Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 4a. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Tagung
Weiter zu Schritt 5: Checkliste 5a. Die Durchführung der Veranstaltung - Planung einer Tagung
Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de