Planung einer internen Tagung: Veranstaltungsorganisation

Anmerkung:
Bei der Planung einer öffentlichen Tagung im Vergleich zu einer internen Tagung müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmern, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.

Schritt 4:
Professionell & planvoll agieren – die Veranstaltungsorganisation.
 

• Save the Date und Einladungen konzipieren, layoutieren und verschicken (lassen)
  - Welche Informationen müssen in die Einladung?
  - Analog oder digital?
   
• Teilnehmermanagement einrichten
  - Anmeldemöglichkeit für die Teilnehmer schaffen
  - Ggf. Hotline für Fragen und Änderungen einrichten
   
• Über die Leistungspartner entscheiden und diese beauftragen
   
• Set up Pläne erstellen
  - Wie wird jeder einzelne Raum ausgestattet und bestuhlt?
   
• Ablaufpläne erstellen
  - Auflistung jedes einzelnen Programmpunktes nach einem Zeitplan mit den dazugehörigen Informationen
  - Regieplan (Programmpunkt, Projektionen, Mikrofonierung, Musikeinspielungen, Lichtstimmung)
   
• Technikanforderungen der Protagonisten auf der Bühne anfordern, einplanen und Technikpartner informieren
   
• To-do-Listen für fehlende Elemente aus dem Ablaufplan erstellen. Ablaufpläne machen sichtbar, wo noch Lücken bei der Tagungsplanung sind.
   
• Auf- und Abbaupläne erstellen
  - Diese Pläne müssen den Auf- und Abbau der Gewerke so berücksichtigen, dass sie logistisch passen
  - Ausstattung: was kommt von wem?
   
• Erstellung einer Liste „Branding, Wegweiser, Ausschilderung“
  - Liste enthält Informationen über die Stellen, die Inhalte, die Größen, das Material, den Produzenten der Materialien
  - Bühnenbild berücksichtigen
  - Layout der Präsentationen berücksichtigen
  - Grafiken und Inhalte gemäß Liste produzieren lassen
   
• Catering planen
  - Wie viele Essen?
  - Wann sind Café- und Mittagessenspausen einzuplanen?
  - Müssen besondere Allergien/Religionen/Unverträglichkeiten berücksichtigt werden?
  - Wie muss das Catering gestaltet sein, damit es perfekt zur Tagung passt (Brown Bag Session, Kleine Teller für Essen in der Ausstellung, Fingerfood, Buffet etc.)?
  - Catering für Crew und Künstler
   
• Konferenzmaterialien planen, erstellen und bestellen
  - Layout für die Präsentationen
  - Inhalte für die Untermalung der Tagung (Jingles, Filme, Bauchbinden, Powerpoints) produzieren
  - Druckmaterialien (z.B. Badges, Konferenzmappe, Feedbackbögen)
  - Taschen
  - Kugelschreiber
  - Stifte
  - Blöcke
   
• Briefings für alle involvierten Gewerke, Redner, Künstler
  - Allgemeines Briefing über die Veranstaltung
  - Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen
  - Genaue Zuständigkeiten
  - Uhrzeiten
   
• Telefonlisten mit Namen, Firma, Funktion und Mobilfunknummer jeder einzelnen beteiligten Person erstellen.
   
• Personalpläne & Teamplanung sowie Briefing des Personals
  - Allgemeines Briefing über die Veranstaltung
  - Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen
  - Wer ist für was wann zuständig und hat wann wo zu sein?
  - Kleidung
  - Crewcatering
  - Garderoben
  - Pausen
   
• Anmeldungen und Genehmigungen vornehmen und einholen
  - Versicherungen
  - GEMA
  - Künstlersozialkasse
  - Ggf. Bauamt bei Sondernutzungen
   

Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 4a. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Tagung

Weiter zu Schritt 5: Checkliste 5a. Die Durchführung der Veranstaltung - Planung einer Tagung

Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de