Planung einer internen Tagung: Veranstaltungorganisation

  • Professionell & planvoll agieren - die Veranstaltungsorganisation. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt
    Professionell & planvoll agieren - die Veranstaltungsorganisation. © KölnTourismus GmbH, Volker Voigt

Anmerkung:
Bei der Planung einer öffentlichen Tagung im Vergleich zu einer internen Tagung müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmern, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.

Schritt 4:
Professionell & planvoll agieren – die Veranstaltungsorganisation.

 

  • Save the Date und Einladungen konzipieren, layoutieren und verschicken (lassen)
    - Welche Informationen müssen in die Einladung?
    - Analog oder digital?
     
  • Teilnehmermanagement einrichten
    - Anmeldemöglichkeit für die Teilnehmer schaffen
    - Ggf. Hotline für Fragen und Änderungen einrichten
     
  • Über die Leistungspartner entscheiden und diese beauftragen
     
  • Set up Pläne erstellen
    - Wie wird jeder einzelne Raum ausgestattet und bestuhlt?
     
  • Ablaufpläne erstellen
    - Auflistung jedes einzelnen Programmpunktes nach einem Zeitplan mit den dazugehörigen Informationen
    - Regieplan (Programmpunkt, Projektionen, Mikrofonierung, Musikeinspielungen, Lichtstimmung)
     
  • Technikanforderungen der Protagonisten auf der Bühne anfordern, einplanen und Technikpartner informieren
     
  • To-do-Listen für fehlende Elemente aus dem Ablaufplan erstellen. Ablaufpläne machen sichtbar, wo noch Lücken bei der Tagungsplanung sind.
     
  • Auf- und Abbaupläne erstellen
    - Diese Pläne müssen den Auf- und Abbau der Gewerke so berücksichtigen, dass sie logistisch passen
    - Ausstattung: was kommt von wem?
     
  • Erstellung einer Liste „Branding, Wegweiser, Ausschilderung“
    - Liste enthält Informationen über die Stellen, die Inhalte, die Größen, das Material, den Produzenten der Materialien
    - Bühnenbild berücksichtigen
    - Layout der Präsentationen berücksichtigen
    - Grafiken und Inhalte gemäß Liste produzieren lassen
     
  • Catering planen
    - Wie viele Essen?
    - Wann sind Café- und Mittagessenspausen einzuplanen?
    - Müssen besondere Allergien/Religionen/Unverträglichkeiten berücksichtigt werden?
    - Wie muss das Catering gestaltet sein, damit es perfekt zur Tagung passt (Brown Bag Session, Kleine Teller für Essen in der Ausstellung, Fingerfood, Buffet etc.)?
    - Catering für Crew und Künstler
     
  • Konferenzmaterialien planen, erstellen und bestellen
    - Layout für die Präsentationen
    - Inhalte für die Untermalung der Tagung (Jingles, Filme, Bauchbinden, Powerpoints) produzieren
    - Druckmaterialien (z.B. Badges, Konferenzmappe, Feedbackbögen)
    - Taschen
    - Kugelschreiber
    - Stifte
    - Blöcke
     
  • Briefings für alle involvierten Gewerke, Redner, Künstler
    - Allgemeines Briefing über die Veranstaltung
    - Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen
    - Genaue Zuständigkeiten
    - Uhrzeiten
     
  • Telefonlisten mit Namen, Firma, Funktion und Mobilfunknummer jeder einzelnen beteiligten Person erstellen.
     
  • Personalpläne & Teamplanung sowie Briefing des Personals
    - Allgemeines Briefing über die Veranstaltung
    - Informationen zu Anfahrten und sonstigen Rahmenbedingungen
    - Wer ist für was wann zuständig und hat wann wo zu sein?
    - Kleidung
    - Crewcatering
    - Garderoben
    - Pausen
     
  • Anmeldungen und Genehmigungen vornehmen und einholen
    - Versicherungen
    - GEMA
    - Künstlersozialkasse
    - Ggf. Bauamt bei Sondernutzungen
     

Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 4a. Die Veranstaltungsorganisation - Planung einer Tagung

Weiter zu Schritt 5: Checkliste 5a. Die Durchführung der Veranstaltung - Planung einer Tagung

 

Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de