Planung einer internen Tagung: Veranstaltungsziele
Anmerkung: Bei der Planung einer öffentlichen Tagung im Vergleich zu einer internen Tagung müssen zahlreiche weitere Aspekte berücksichtigt werden, wie die Anwerbung von Teilnehmern, Presse, Teilnahmegebühr, Sponsoren etc.
Schritt 1:
Veranstaltungsziele als Wegweiser des Erfolgs
- Warum soll die Tagung stattfinden? Was ist der Anlass?
- Information
- Strategieentwicklung
- Kundenbindung
- etc.
- Wer soll an der Tagung teilnehmen?
- Mitarbeiter
- Kunden
- Partner
- Außendienst
- Führungskräfte
- etc.
- Wie viel Personen werden ungefähr teilnehmen?
- Welches sind mögliche ideale Daten?
- Achtung: Messen, Ferien, Konkurrenzveranstaltungen, Verfügbarkeit wichtiger Persönlichkeiten, Umfang der Veranstaltung (große Tagungen plant man langfristiger als kleine!) etc. müssen bei der Planung berücksichtigt werden!
- Ist die Tagung eintägig oder mehrtägig?
- Dieses muss entschieden werden, aufgrund der Menge der zu erarbeitenden oder zu vermittelnden Inhalte sowie der generell zur Verfügung stehenden Zeit.
- Welche Destination ist ideal? Wie ist die genaue Anforderung an die Destination?
- Muss ein Flughafen in der Nähe sein?
- Wie ist die Anbindung / Erreichbarkeit?
- Soll es sich um eine ländliche oder städtische Destination handeln?
- Von wo kommen die Teilnehmer?
- Hat die Destination die notwendige Infrastruktur?
- Wo hat die Tagung bisher stattgefunden?
- Welche Location soll es sein?
- Art der Location (Hotel oder eine ausgefallene Eventlocation, die ggf. eine Aussage/ ein Thema transportiert?)
- Anspruch an die Location (hochwertig oder basic, Sterneanzahl etc.)
- Verfügbare Räumlichkeiten – passen diese zur Teilnehmerzahl, zur Struktur, dem Ablauf und den Anforderungen der Veranstaltung (z.B. Plenum oder Workshops)?
- Sind zusätzliche Flächen nötig (z.B. für eine Ausstellung Empfang, Mittag-/Abendessen, Kaffeepausen)? - Müssen Übernachtungsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt werden?
- Sollte die Veranstaltung in einer Eventlocation stattfinden, müssen ggf. Hotelkontingente in der Nähe verfügbar sein.
- Upgrades für VIP´s
- Werden Transfers oder Shuttles für Gruppen oder Einzelpersonen benötigt?
- Vom Flughafen oder Bahnhof
- Vom Hotel
- Wie ist die Struktur der Tagung?
- Nur Plenum?
- Workshops, wenn ja wie viele?
- Bestuhlungsform?
- Ausstellungen?
- Get together Flächen?
- Catering?
- Zusätzliche Abendveranstaltung (Extraraum oder Umbau?)?
- Wie sollen die gesamte Kommunikation von der Einladung bis zum Feedbackbogen sowie das Teilnehmermanagement erfolgen?
- Motto / Keyvisual / Leitidee vorhanden oder zu entwickeln?
- Berücksichtigung eines Corporate Design?
- Was erfolgt analog, was digital?
- Erstellung einer Event-Website und/oder Event-App mit Informationen zum Event gewünscht?
- In welcher Form soll das Teilnehmermanagement stattfinden?
- Wie sollen Inhalte vermittelt und erarbeitet werden?
- Interne und/oder externe Redner
- Moderator
- Workshops
- Talkrunden
- Ausstellung
- Interaktive Tagungsformate
- Welches Budget steht zur Verfügung?
- Konzeption und Organisation in Eigenregie oder mit Agenturunterstützung?
- Möchten sich Partnerunternehmen an der Tagung beteiligen (als Sponsor, als Aussteller, bei Präsentationen, etc.)?
Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 1a. Veranstaltungsziele - Planung einer Tagung
Weiter zu Schritt 2: Checkliste 2a. Konzeption & Kalkulation - Planung einer Tagung
Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
www.welcome-events.de