Termine & Abstimmungen
Je mehr Kooperierende zusammenwirken, desto mehr Vorlaufzeit sollten Sie in die Veranstaltungsplanung integrieren. Nicht alle Deadlines werden immer eingehalten. Planen Sie deshalb von vornherein ausreichend Zeitpuffer für jeden Arbeitsschritt ein.
Ihre ersten Termine finden im eigenen Team statt. Hier besprechen Sie das Konzept für die Durchführung der Veranstaltung. Dazu stimmen Sie sich mit Ihrem Team und/oder Ihren Vorgesetzten ab, ob die Inhalte und Kosten für das Event allen vereinbarten Zielen und den finanziellen Möglichkeiten gerecht werden.
Als Nächstes prüfen Sie vor Ort den ausgewählten Veranstaltungsort:
- Parkmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass ausreichende Parkmöglichkeiten vorhanden sind, um den reibungslosen Ablauf der Anreise zu gewährleisten.
- Busvorfahrten: Klären Sie, ob der Veranstaltungsort geeignete Bereiche für Busvorfahrten bietet, um Gruppenreisenden eine komfortable Ankunft zu ermöglichen.
- Räumlichkeiten: Untersuchen Sie die Räumlichkeiten genau hinsichtlich Größe, Ausstattung, Beleuchtung und Akustik, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihrer Veranstaltung entsprechen.
- Unvorhergesehene Beanstandungen: Achten Sie auf unerwartete Hindernisse wie Säulen im Raum, besondere Gestaltungselemente oder Neuheiten in der Ausstattung, die die Qualität der Veranstaltung beeinträchtigen könnten. Überprüfen Sie auch die Sauberkeit der Räumlichkeiten.
- Sicherheit: Klären Sie die Sicherheitsaspekte, einschließlich Brandschutzmaßnahmen und Fluchtwege, um die Sicherheit aller Teilnehmenden zu gewährleisten.
- Barrierefreiheit: Überprüfen Sie die barrierefreie Zugänglichkeit des Veranstaltungsortes, um den Bedürfnissen aller Teilnehmenden gerecht zu werden.
- Vorhandene Ausstattung und Technik: Erfassen Sie genau, welche Ausstattung und technischen Einrichtungen bereits am Veranstaltungsort vorhanden sind, und identifizieren Sie, was zusätzlich gemietet werden muss.
- Raumaufteilung: Planen Sie die Platzierung verschiedener Veranstaltungselemente wie Registrierungsbereich, Garderobe, Sessions & Vorträge, Bühne, Ausstellung und Catering.
- Anlieferung: Klären Sie die Anlieferungsmöglichkeiten für Equipment, Dekoration und Catering, um einen effizienten Logistikplan zu gewährleisten.
- Raucherbereiche und Sanitäre Bereiche: Definieren Sie die Raucherbereiche und überprüfen Sie die Verfügbarkeit sowie die Sauberkeit der sanitären Einrichtungen.
Seien Sie bei der sogenannten Site Inspection kritisch und stellen Sie den Verantwortlichen präzise Fragen. Wenn der Ort Mängel aufweist, die unbemerkt bleiben, leidet darunter womöglich die Qualität Ihrer Veranstaltung.
Dabei gilt: Je mehr Augen mit zur „Inspektion“ kommen, desto besser! Eine gemeinsame Begehung ist nicht nur gut fürs Teambuilding, sondern verschafft auch einen umfassenderen Überblick.
Passt der Veranstaltungsort, gilt es, mit Ihrem operativen Gewerk (Techniker*innen, Ausstatter*innen, Hostessen etc.) zu klären, wie das Veranstaltungskonzept am effizientesten und sichersten in den vorhandenen Räumlichkeiten umgesetzt werden kann.
Veranstaltungsprogramm & Schwerpunkte
Bei all der praktischen Planung dürfen die inhaltlichen Schwerpunkte rund um das Veranstaltungsprogramm natürlich nicht vergessen werden: Sie folgen den im Veranstaltungskonzept fixierten Werten.
Stehen die Programmschwerpunkte fest, sollten Sie auch für die Teilnehmenden übersichtlich und intuitiv aufbereitet werden. Behalten Sie dabei auch Ihre Zielgruppe im Kopf: Welche Themen sind für die Zielgruppe besonders interessant, wie entsteht Mehrwert? Wie kann sie die Veranstaltung später als Gewinn bewerten?
Wenn Sie die Programmschwerpunkte auch grafisch aufarbeiten, dann achten Sie darauf, dass sie jederzeit leicht identifizierbar und eindeutig verständlich sind. So wissen die Teilnehmenden jederzeit, was sie erwartet und worauf sie sich einstellen können. Achten Sie dabei gegebenenfalls auch auf einfache Sprache – so wird Ihr Programm inklusiv und zugänglich für alle Menschen.
Marketing, Logistik & Catering
Je nach Größe und Budget Ihres Events werden Sie wahrscheinlich einige Aufgaben an Dienstleistende auslagern. Bei einer großen Teilnehmendenzahl sorgt ein Sicherheitsdienst für geregelte Abläufe, ein geschultes Empfangspersonal beantwortet geduldig Fragen und weist den Teilnehmenden freundlich den Weg.
Achten Sie frühzeitig auf ein zielführendes Briefing aller Dienstleistenden – so vermittelt Ihre Veranstaltung jederzeit ein einheitliches Bild entsprechend Ihrer Veranstaltungsziele.
Besonders dem bereits angesprochenen Catering kommt eine Schlüsselposition zu: Viele Fragen zur erforderlichen Art und Menge des kulinarischen Angebots, des nötigen Bestecks, der möglichen Praktikabilität der Darreichung und der Berücksichtigung von Unverträglichkeiten erwarten bei der Planung des Caterings Ihre Aufmerksamkeit. Wer oft Veranstaltungen besucht, weiß: Gutes Essen ist einer der entscheidenden Faktoren, die bestimmen, ob eine Veranstaltung gefällt oder nicht.
Natürlich gibt es noch allerhand mehr, was Ihre Aufmerksamkeit verdient – für einen vertiefenden Einblick, besuchen Sie gerne unsere Seite zu Eventdienstleistern in Köln für Marketing, Logistik und Catering.