Was gibt es bei einer geplanten Veranstaltung in Köln zu beachten?

22.06.21

Zusätzlich zu den üblichen Schritten im Rahmen der Veranstaltungsplanung müssen in der Corona-Zeit noch weitere Aspekte berücksichtigt werden. Erfahren Sie hier, was vor, während und nach Durchführung der Veranstaltung zu beachten ist.

Vor der Durchführung einer Veranstaltung in Köln
 

  • Prüfen Sie, ob das aktuell gültige Stufensystem die Umsetzung Ihrer Veranstaltung wieder zulässt.
  • Informieren Sie sich über geltende Bestimmungen für die Einreise aus dem Ausland nach Deutschland:
  • Prüfen Sie, ob für Ihre Veranstaltung ein Hygiene- und Infektionsschutzkonzept nötig ist. Auch wenn dies nicht zwingend gefordert sein sollte, empfehlen wir Ihnen mit Blick auf die Sicherheit Ihrer Veranstaltungsteilnehmenden und auf das Infektionsgeschehen, jederzeit so ein Konzept zu erstellen. Hierbei kann Sie der jeweilige Location-Betreiber und unsere Corona-Checkliste gut unterstützen.
    • Wichtig (Inzidenzstufe 3): Bei Messen und Ausstellungen muss vor der Veranstaltung und ab einer Teilnehmerzahl von >500 Personen das Ordnungsamt in Abstimmung mit dem Gesundheitsamt über die Genehmigung des Konzeptes entscheiden.
    • Unsere Empfehlung: Informieren Sie auch die Besucher Ihrer Veranstaltung vorab über Ihre Regelungen zum Hygiene- und Infektionsschutz (z.B. via Kongresswebseite).
  • Erfassen Sie für eine mögliche Kontaktpersonennachverfolgung die Daten der Besucher unter Berücksichtigung der DSGVO – dies geht analog oder digital. Hierbei kann je nach Regelung unterschieden werden zwischen:
    • Einfache Rückverfolgbarkeit: Name, Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sowie Zeitraum des Aufenthalts aller teilnehmenden Personen müssen mit deren Wissen schriftlich oder digital erfasst und diese Daten für vier Wochen aufbewahrt werden.
    • Besondere Rückverfolgbarkeit: Zusätzlich zur Datenerhebung der einfachen Rückverfolgbarkeit muss ein Sitzplan erstellt und für vier Wochen aufbewahrt werden. In dem Sitzplan ist zu erfassen, welche anwesende Person wo gesessen hat.
  • Sorgen Sie für eine ausreichende Versicherung Ihrer Veranstaltung. Empfehlenswert wäre es, auch im Vertrag mit Ihrem Versicherer zu vereinbaren, inwieweit neue Corona-bedingte Verbote als unvorhersehbar gelten bzw. inwieweit man sich hier auf Höhere Gewalt berufen kann.

 

Während der Veranstaltung
 

  • Sofern die Verantwortlichkeit für die Umsetzung des Hygiene- und Infektionsschutzkonzepts nicht vorab vertraglich geregelt wurden (s.o.), sind Sie als Veranstalter maßgeblich dafür verantwortlich, dass die festgelegten Maßnahmen umgesetzt und eingehalten werden.
    • Kommunizieren Sie die auf Ihrer Veranstaltung geltenden Regelungen zum Infektionsschutzverhalten mithilfe einfach verständlicher Informationstafeln.
    • Kontrollieren Sie die Einhaltung und Umsetzung der Maßnahmen regelmäßig.

 

Nach der Veranstaltung
 

  • Bewahren Sie die erfassten Besucherdaten sowie ggf. den Sitzplan im Rahmen einer besonderen Rückverfolgbarkeit für eine Dauer von vier Wochen auf und sichern Sie sie vor einem Zugriff durch Dritte.
  • Falls Sie eine Infektionsmeldung erhalten, übermitteln Sie die erfassten Besucherdaten an das Gesundheitsamt - dies ist per E-Mail möglich.

 

Welche Maßnahmen bei der Durchführung einer Veranstaltung notwendig sind, um das Infektionsrisiko zu verringern, erfahren Sie auch in unserer Checkliste für Ihr Hygiene- und Infektionsschutzkonzept.